Abrapa - secrétaire de direction (h/f)

En collaboration directe avec la Direction Générale, vous assurez un rôle clé dans la gestion administrative, organisationnelle et logistique de la structure.
Vos principales missions seront :
Gestion administrative et communication :
Traiter l'ensemble du courrier entrant et sortant (Direction Générale et Territoriale) ;
Gérer la boîte mail de la Direction Générale ;
Assurer la gestion des appels téléphoniques : filtrage, orientation et prise de messages ;
Préparer, relire et mettre en forme les documents destinés à la Gouvernance ;
Tenir à jour les listes et fichiers de la Gouvernance et de la Direction Territoriale (CA, Bureau, partenariats, etc.).
Gestion financière et comptable :
Administrer les factures de la Direction Générale (vérification, saisie, suivi analytique) ;
Vérifier les notes de frais ;
Effectuer les rapprochements de dépenses.
Suivi organisationnel et partenarial :
Enregistrer et assurer le suivi des conventions de partenariat ;
Contribuer à l'organisation et à la logistique des réunions de Gouvernance (convocations, dossiers, salles, repas, etc.) ;
Organiser les déplacements de la Gouvernance, de la Direction Générale et Territoriale ;
Participer à la continuité des activités du service.
Logistique et coordination :
Gérer les archives de la Gouvernance et de la Direction ;
Assurer la logistique d'accueil (préparation des salles, commandes diverses) ;
Gérer les stocks de fournitures et consommables ;
Assurer la relation avec les fournisseurs et prestataires.
Vie interne et institutionnelle :
Représenter le service en interne et en externe ;
Participer aux réunions et groupes de travail de l'Association ;
Veiller à l'application des procédures et consignes liées à votre fonction.
Le poste est à pourvoir en CDD jusqu'au 31/12/2025 à temps partiel (31,5h hebdomadaires).
De formation Bac+2 minimum (secrétariat, assistanat de direction, gestion administrative ou équivalent), vous disposez d'une expérience réussie dans un poste similaire, idéalement au sein d'une structure impliquant des instances de gouvernance.
Compétences et qualités attendues :
Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
Capacités rédactionnelles et orthographiques irréprochables.
Sens de l'organisation et rigueur dans le suivi des dossiers.
Discrétion, loyauté et respect de la confidentialité.
Très bon relationnel, sens de l'écoute et esprit de coopération.
Capacité à gérer les priorités, à anticiper et à travailler en autonomie.
Réactivité et adaptabilité face aux imprévus.
Aisance dans la gestion de multiples interlocuteurs internes et externes (élus, partenaires, prestataires, etc.).
Ce qui pourrait être un plus :
Expérience dans la gestion de réunions de gouvernance (préparation, logistique, suivi, procès-verbaux)
Connaissance du fonctionnement associatif