À l'IUT de Bordeaux, l'activité du service formation continue et alternance est répartie sur trois bureaux : - Bureau de gestion des diplômes d'université et validation des acquis, - Bureau de gestion alternance et reprise d'études, - Bureau de gestion administrative et financière. Le service dispose également d'une une offre de formations courtes et sur mesure. Le service est chargé : - De mettre en œuvre et de gérer les dispositifs de formation continue et d'alternance encouragés par les pouvoirs publics, - D'organiser l'accueil des publics en reprise d'études, salariés, demandeurs d'emploi, individuels, dans les cursus diplômants (dispositif VAPP si besoin), les parcours individualisés et les stages qualifiants, - De gérer les demandes et les parcours VAE, - De promouvoir et développer l'activité selon les orientations de l'Institut, - De participer activement à la certification du service et à l'amélioration continue de son offre de service.
Le/la technicien/ne en gestion administrative au sein du service formation continue et alternance devra apporter son appui dans la gestion des actes administratifs, recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement du service et accompagner les publics accueillis : salariés, demandeurs d'emploi, alternants.
Vos activités principales seront les suivantes:
-Accueillir, informer, orienter et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.
-Appliquer la réglementation imposée dans le domaine de la Formation Continue et de l'Alternance et se tenir informé (veille).
-Assurer la gestion, le suivi administratif et financier des activités du service (du 1er contact avec le stagiaire et/ou l'entreprise pour l'établissement du contrat/convention de formation à la clôture du dossier).
-Procéder au contrôle de la facturation des actions par apprentissage et participer aux opérations de facturation des actions en formation continue.
-Mettre en œuvre les dispositifs de formation continue et d'alternance auprès des publics concernés.
-Maîtriser l'outil informatique de gestion de l'activité formation continue et apprentissage
-Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion et l'affichage de l'offre de formation.
-Participer à des salons, des journées portes ouvertes, des réunions d'informations.
-Assurer une communication adaptée dans la diffusion des informations en interne et en externe
-Participer aux démarches et contrôles qualité (Qualiopi, contrôle GIE²OF, contrôle au service fait.).
-Classer et archiver des documents.
Le contexte de travail est en perpétuelle évolution du fait de développement continuel de l'alternance et de la réglementation liée aux dispositifs de formation continue. Les contraintes également sont liées à des périodes de très forte activité (de juin à septembre).
Vous connaissez la règlementation générale de la formation continue et de l'apprentissage et vous en connaissez les dispositifs de financement. Vous avez une bonne appréhension de l'organisation et du fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publics. Vous pouvez facilement évoluer dans cet environnement et en connaissez les réseaux professionnels.
Pour exercer vos missions vous possédez les savoirs pratiques suivants:
-Appliquer des procédures et des règles
-Accueillir et accompagner les divers publics en demande de formation continue et alternance
-Analyser les demandes de formation continue des populations concernées.
-Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
-Savoir planifier son activité et respecter les délais
-Utiliser les logiciels et plateformes spécifiques à la formation continue, à l'apprentissage et les outils bureautiques - savoir extraire des données des systèmes d'information
-Utiliser les techniques de gestion administrative et de secrétariat
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