PRESENTATION DE L'ETABLISSEMENT Le CHU de Saint-Étienne est situé au cur de région Auvergne Rhône Alpes, deuxième région de France. Il est l'établissement support du GHT Loire, un des plus grands GHT de France en nombre d'établissements. Le CHU irrigue son territoire au travers un budget de plus de 900 millions d'euros. Il est le 20ème CHU des 32 CHRU de France. Les activités du CHU sont articulées autour de 11 pôles et 76 services, disposant de 1.900 lits et places, répartis sur ses 3 principaux sites. Les 8 726 professionnels de ces services prennent en charge annuellement plus de 190.000 patients en hospitalisation et séances et plus de 600.000 en consultations. PRESENTATION DU SERVICE La Direction des Achats et du Patrimoine est organisée en 4 services : ACHATS, INFRASTRUCTURES, BIOMEDICAL et SECURITE. Le service INFRASTRUCTURES assure l'exploitation, la maintenance des bâtiments et des infrastructures techniques. Il conduit les travaux de construction ou restructuration relatifs au patrimoine bâti et aux installations techniques qui lui sont associées. ORGANIGRAMME et EFFECTIFS DU SERVICE Le service est organisé en 4 unités : Exploitation/Maintenance : cette unité est composée de 82 personnes (techniciens hospitaliers et agents de maintenance) réparties autour de 5 secteurs d'activités (électricité et CVC, plomberie et fluides médicaux, bâtiments et espaces verts, équipements généraux et la DNA (Dotation Non Affectée). Elle peut s'appuyer sur les ressources administratives et financières qui lui sont rattachées. Maitrise d'uvre : cette unité est composée de 7 personnes en charge de la conduite des opérations de travaux et de restructuration des unités de soins définies par l'Institution. Elle peut s'appuyer sur les ressources administratives et financières qui lui sont rattachées. Maitrise d'ouvrage : cette unité est composée de 4 personnes en charge de la conduite des opérations de construction inscrites au schéma directeur immobilier de l'établissement et du GHT. Appui au pilotage du service : cette unité est constituée de 9 personnes pour assurer les missions transversales du service : secrétariat, mise à jour des plans, centralisation des achats, mise en place de la GTC. DESCRIPTION DU POSTE L'Assistant administratif est rattaché à l'unité « Appui au pilotage du service ». Il accompagne la responsable Infrastructures afin de faciliter et d'optimiser la gestion administratrice de l'activité du service. En étroite collaboration, il est la personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi de l'ensemble des activités visant à la seconder : gestion de l'emploi du temps, préparation des réunions, préparation des dossiers, saisie de relevés de décisions Il assure également le fonctionnement courant du service a travers le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques et au suivi de dossiers gérés par le service. Il sera seul à occuper les fonctions liées au secrétariat de la responsable du service. MISSIONS GENERALES et SPECIFIQUES DU POSTE 1. Organisation de l'emploi du temps de la responsable infrastructures et accueil Gestion de l'agenda de la responsable du service en assurant la prise de rendez-vous Planification et organisation des réunions internes et externes au service Organisation et suivi des déplacements Préparation de dossiers, notamment de la responsable du service Gestion du secrétariat du service Infrastructures, avec accueil physique et téléphonique Recensements des besoins, lancement et suivi des commandes de fournitures de bureau 2. Gestion et suivi des correspondances du service en lien avec le secrétariat de Direction Traitement du courrier entrant et sortant Mise en forme de rapports, notes, courriers et reproduction de documents 3. Préparation et suivi administratif des différentes instances du service ou en lien avec la Direction des Achats et du Patrimoine et de la Direction Générale Elaboration, mise à jour et diffusion du calendrier des instances du service Rédaction de comptes-rendus de réunion Préparation de présentations (Powerpoint) sur des thématiques variées concernant le service Gestion du planning des astreintes des cadres techniques PRE REQUIS A LA FONCTION Niveau BAC à BAC2 (BTS Assistant de gestion, Secrétariat, Administration publique, etc.) ou une expérience significative dans des fonctions similaires Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Powerpoint, etc.) Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire Sens de l'organisation, rigueur, autonomie et réactivité Connaissance des procédures de la fonction publique hospitalière appréciée Permis B SAVOIR FAIRE Maitrise des outils bureautiques et notamment Word, Excel, Outlook et PowerPoint Maîtrise de la construction de tableaux de bord pour réaliser les suivis Capacités rédactionnelles Capacité à anticiper, prioriser les besoins et les urgences, à s'adapter aux situations et aux changements, à respecter les délais Connaissances de l'organisation de l'établissement et de son environnement SAVOIR ETRE Discrétion et confidentialité, Rigueur et autonomie, Esprit d'équipe, sens de l'écoute, diplomatie et patience, Sens de l'organisation Dynamisme et sens de l'initiative Force de proposition HORAIRES et CYCLE DE TRAVAIL Poste à temps plein, sur 37h30, basé sur le site hospitalier de Nord à Saint-Priest-en-Jarez - (possibilité de multisites Hôpital Nord et de Bellevue sur la commune de Saint-Etienne) Cycle de travail de 5 jours Horaires : de 08h3016h10 du lundi au vendredi, susceptibles de varier selon les impératifs du responsable infrastructures 28 jours de congés 15 jours de RTT LIENS HIERARCHIQUES et FONCTIONNELS Sous l'autorité directe du responsable du responsable administratif SDI Travaux DNA Patrimoine, l'agent a les liaisons fonctionnelles suivantes : Les autres unités du service : administratif et comptable, chauffage ventilation climatisation, équipements, plomberie fluides médicaux, bâtiments, espaces verts, bureau d'études, sécurité, biomédical Les cadres et responsables des unités de soins, des services logistiques et unités fonctionnelles. Les référents qualité, hygiène, sécurité et environnement. La Direction Générale et les directions fonctionnelles (Ressources humaines, Informatique, Qualité) Les prestataires extérieurs (entreprises adjudicataires, bureaux d'études) Les organismes de contrôles règlementaires Les fournisseurs et fabricants pour les prescriptions de mise en uvre des matériaux mobilite.candidature@chu-st-etienne.fr
En cliquant sur "JE DÉPOSE MON CV", vous acceptez nos CGU et déclarez avoir pris connaissance de la politique de protection des données du site jobijoba.com.