Assistant(e) administratif(ve) et comptable adv (h/f)

My Digital Buildings recrute un.e Assistant(e) administratif(ve) et Comptable ADV. Vous aurez pour missions :

1/ Assurer la gestion comptable :
- Assurer la tenue du plan comptable : création de comptes tiers et affectation
- Tenir la comptabilité générale (enregistrement d'écritures, de factures et de paiements) et transmettre mensuellement les pièces comptables au cabinet d'expertise comptable
- Réaliser les rapprochements bancaires (lettrage bancaire) sur l'ensemble des comptes de l'entreprise dont les lignes de prêt court terme
- Procéder aux contrôles et vérification nécessaires au fil de l'eau à à chaque clôture de période (mensuelle, quadrimestrielle)
- Gérer les anomalies, procéder aux corrections, alerter son référent ou le responsable financier sur les erreurs qui
persistent
- Collecter et fournir les justificatifs manquants

2/ Gérer l'ensemble du processus administratif des ventes et des achats :
2.1. Gestion des ventes
- Être à l'écoute des équipes Business et Exploitation pour déclencher les actions de vérification de fiche client, identification des contacts destinataires des factures à venir
- Editer les factures selon les bons de commande et les devis émis
- Valider les factures selon la checklist pré-établie
- Transmettre les factures au bon service/destinataire chez le client
- Gérer notre compte fournisseur chez nos clients
- Assurer le suivi et la relance client jusqu'à l'encaissement (suivi, appels téléphoniques, gestion des procédures si nécessaire), effectuer notamment les relances préventives et « correctives » sur les impayés
- Initier et suivre les dossiers transmis au cabinet de recouvrement ou aux huissiers

2.2. Gestion des achats
- Réaliser l'intégration des factures fournisseurs dans l'outil comptable, les inscrire dans le circuit de validation, vérifier leur affectation comptable
- Gérer et vérifier les notes de frais, assurer les circuits de validation, faire les relances nécessaires et déclencher les paiements
- Planifier et préparer les règlements (fournisseurs et collaborateurs pour les notes de frais, dépôt des fichiers de remise de virements)

3/ Soutien administratif
- Tenue du standard téléphonique
- Gérer les attestation et les tenir à jour (assurances, fiscales, administratives)
- Suivre les commandes et les livraisons
- Tenir l'inventaire à jour et étiquetage des équipements pour les deux sites de Grenoble et Lyon

Votre profil :
Bac +2/+3 en comptabilité, gestion ou administration
Maîtrise des outils comptables (logiciels comme Pennylane, tableurs, etc.)
Maîtrise des outils informatiques (Google Workspace, Notion, Slack, etc.)

Connaissance des règles fiscales et comptables
Capacité à effectuer des tâches administratives diverses en fonction des besoins

La maîtrise de l'anglais (B1) serait un atout

Expérience pratique d'au moins 1-2 ans dans une fonction similaire

- Être à l'aise avec les chiffres afin de les analyser et les interpréter
- Bonne communication écrite et orale
- Écoute et respect des clients et des fournisseurs
- Capacité d'adaptation et de réactivité, respect des délais
- Sens de la discrétion et de la confidentialité
- Capacité à travailler en équipe
- Organisation, rigueur, précision, méthode

Comportement et qualités humaines attendus
- Autonomie, écoute, esprit d'équipe, force de proposition, responsabilité, intégrité, respect

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