Assistant d'approvisionnement h/f (h/f)

Rattaché(e) au responsable Supply Chain/Achats / Intéractions avec fournisseurs et équipes internes
Formation assurée en amont via le dispositif POEI qui vous permettra à l'issue de réussir les missions suivantes :
En appui du/de la Chargé(e) d'Approvisionnement, l'Assistant(e) Approvisionnement assure le suivi administratif et opérationnel des achats/approvisionnements : cotation, commandes (PO), back-orders, réceptions/validations, stock, factures fournisseurs et gestion des litiges/écarts.
Vos responsabilités:
Assistanat commandes / PO (préparation et exécution)
- Préparer les bons de commande à partir des demandes internes (références, quantités, tarifs, délais), pour validation par le gestionnaire.
- Saisir / mettre à jour les commandes dans l'ERP selon les consignes du gestionnaire.
- Contrôler la complétude des dossiers (devis, BC, conditions, documents) et signaler les anomalies.
Suivi Back-order PO (relances et mise à jour)
- Tenir à jour de suivi du back-orders.
- Relancer les fournisseurs (selon trame / process défini) et récupérer les informations de délai.
- Alerter le gestionnaire en cas de retard, rupture, ou risque client, et tracer les actions.
Réception / validation (support administratif)
- Préparer le rapprochement commande / BL / réception (administratif), et remonter les écarts.
- Pour les licences / services spécifiques:collecter les preuves de livraison/activation, vérifier les dates, préparer la validation pour le gestionnaire.
- Mettre à jour l'ERP (statuts réception) selon le process.
Factures fournisseurs (pré-contrôle et préparation validation)
- Réceptionner les factures et effectuer un pré-contrôle (prix, quantités, références)
- Validation les factures en statut BAP en cohérence avec les BL, preuve service/licence, avoirs attendus)
- Suivre les factures en attente et relancer les interlocuteurs concernés si document manquant.
Écarts de prix et litiges (traitement 1er niveau)
- Identifier les écarts de prix et préparer les éléments (commande, devis, facture) pour arbitrage du gestionnaire.
- Ouvrir les litiges produit/transport (manquants, casse, non-conformité) et assurer le suivi administratif (preuves, échanges, tracking).
- Suivre l'obtention d'avoirs / remplacements et mettre à jour le suivi.
Cotations (support administratif)
- Envoyer les demandes de prix fournisseurs.
- Centraliser les retours, relancer si besoin, mettre en forme et transmettre au gestionnaire.
Suivi stock (mise à jour et alertes)
- Mettre à jour les mouvements simples (entrées/sorties) et fiabiliser les informations stock dans l'ERP.
- Sortir des alertes (seuil mini, rupture, anomalies) et proposer une liste de besoins au gestionnaire.
- Participer aux inventaires (si prévu) et remonter les écarts.
Support organisation back-office (structuration)
- Tenir à jour les tableaux de bord opérationnels (PO, back-order, réceptions, factures, litiges).
- Formaliser/mettre en application les checklists et procédures (saisie, relances, validations) définies par le gestionnaire

Compétences souhaitées mais pas obligatoire car formation
Savoirs (connaissances techniques)
- Connaissance des flux d'achat / approvisionnement
- Notions logistiques : transport, réception, douanes
- Compréhension des documents d'achats (bons de commande, factures.)
- Utilisation d'un ERP (Odoo ou équivalent)
Savoir-faire (compétences pratiques)
- Gérer un portefeuille de commandes de manière rigoureuse
- Suivre les délais et relancer efficacement
- Prioriser les actions selon les urgences
- Communiquer avec les équipes et les fournisseurs
- Renseigner les outils de suivi avec fiabilité
Savoir-être (attitudes professionnelles)
- Organisation, autonomie, réactivité
- Rigueur et sens du détail
- Aisance relationnelle et esprit d'équipe
- Capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle
- Sens du service et des priorités
Transmettre CV ET LETTRE