Assistant(e) de direction f/h

Description Générale du poste

L’assistant(e) de direction est un élément clé de l’organisation. Il/elle est le support du Directeur Général et de l’ensemble de l’équipe de Neopolia. Ses missions sont variées et multiples. Il/elle est un des contacts privilégiés des membres du réseau.



Missions principales :

Support à la direction générale:

* Collaboration étroite sur l’organisation des comités (direction, administration) : préparation des ordres du jour, des supports, gestion de la logistique (Réservations de lieux, commandes de plateaux-repas, envois d’invitations)
* Produire et suivre les indicateurs réseau et business, créer des tableaux de bord, intégrer des indicateurs dans les supports de réunions…
* Organiser les réunions d’équipe : préparation, diffusion des trames et des comptes-rendus
* Préparer, anticiper, contrôler, assurer le suivi des dossiers nécessaires au Directeur Général



Gestion des demandes d’adhésions :

* Réceptionner les demandes (échange téléphonique)
* Suivre la procédure d’adhésion et s’assurer de la bonne intégration des membres
* Organiser les dîners d’intégration



Pilotage Neopolia Services :

* Organiser les comités de pilotage mensuels : planification, préparation des slides et animation des réunions
* Suivre les nouvelles demandes de prestataires
* Recueillir des contacts et créer des fiches dans les outils internes
* Accompagner des prestataires tout au long de leur intégration
* Collaborer avec la Directrice communication pour mettre à jour le catalogue et le site internet



Support aux Clusters:

* Suivre les demandes d’adhésion dans les clusters
* Accompagner à la préparation des salons et des événements : gestion de la logistique, de la coordination avec standistes, équipes techniques, traiteurs et membres de Neopolia
* Être présent(e) lors des salons
* Traiter diverses demandes entrantes sur des sujets organisationnels



Support Communication:

* Accompagner l’organisation des évènements réseau : AG, Neopolia Village…
* Être soutien sur d’autres demandes ponctuelles liées à la communication



Support Administratif:

* Assister la Responsable Administratif et Comptable sur le suivi de l’intégration des nouveaux salariés
* Gérer les déplacements, les réservations, les achats de fournitures diverses
* Gestion de la flotte automobile
* Rédiger des courriers et divers supports
* Accueil téléphonique et physique



Support aux équipes:

* Traitement des demandes ponctuelles
* Appui opérationnel
* Référent(e) de l’outil ERP
* Paramétrage de l’ERP (création de tableaux de bord, aide à l’utilisation…)


Savoir-être et soft-skills:

Réactivité, capacité à anticiper, être organisé, avoir de la rigueur, être agile, sens de l’écoute et de la communication, aisance relationnelle, empathie, capacité à créer un climat de confiance, persévérance, autonomie, curiosité et ouverture d’esprit, sens du collectif, esprit d’équipe, force de proposition, diplomatie


Compétences techniques :
Maitriser les outils informatiques, savoir rédiger


NEOPOLIA est un réseau d’entreprises industrielles qui regroupe à ce jour plus de 200 entreprises (TPE, PME, ETI) et dont l’activité est de construire des offres commerciales collaboratives d’ensembles, sous-ensembles industriels et prestations associées.

Neopolia est structuré autour de 5 marchés appelés Business Clusters : Aerospace, Mobilité Terrestre, Marine, Energies et Eolien Offshore & EMR.

L’objectif de Neopolia est de favoriser la diversification de ses entreprises membres par la conquête de nouveaux clients et le développement de nouveaux marchés, auxquels chaque entreprise seule ne peut pas accéder.