Gestionnaire de scolarité f/h

Employeur

L’université de Bordeaux est une grande université dynamique, responsable, attentive au bien-être de ses personnels. La rejoindre, c’est travailler dans un cadre privilégié au sein d’une communauté professionnelle particulièrement diverse et ouverte, en bénéficiant de dispositifs d’accueil et d’inclusion, de formation et de mobilité interne. C’est participer à une aventure académique, scientifique et humaine. C’est s’engager à relever les défis du XXIe siècle.

Le Collège Sciences de l'Homme est composé de cinq unités de formations :faculté d'anthropologie sociale-ethnologie, faculté de psychologie, faculté des sciences de l'éducation et de la formation, faculté de sociologie et faculté des sciences et techniques des activités physiques et sportives - STAPS. Il dispose également de services et dispositifs transverses : le département langues et cultures (DLC), le service de formation tout au long de la vie, le centre de ressources informatiques et pédagogiques (CRIP) et le service des sports.


Le Collège Sciences de l'Homme est localisé sur trois sites géographiques distincts : le site de la Victoire à Bordeaux qui accueille 4 des 5 unités de formation du collège ainsi que les services et dispositifs transverses et sur lequel est situé le siège administratif du Collège (direction du collège et service de scolarité) et les deux sites d'implantation de la faculté de STAPS sur le campus de Pessac d'une part et sur la Côte Basque d'autre part.

Le poste est rattaché à la cheffe du service scolarité, structuré en deux bureaux : la Licence (7 agents) et le Master (3 agents), chacun placé sous la responsabilité d’un chef de bureau.

Votre mission

Vous assurez la gestion administrative du cursus de l’étudiant de son inscription à la délivrance de son diplôme : Inscription, examen, saisie des notes et préparation des procès-verbaux, édition du diplôme.

Gestion administrative

1. Vous accueillez, informez et orientez les usagers du service

2. Vous traitez les candidatures

-Participer à l'élaboration des calendriers de recrutement

-E-candidat : Vérifier et suivre les dossiers de candidature à l'aide de l'application e-candidature, validation des PJ valider les avis saisis par les EC, suivre le dossier jusqu’à l’inscription, saisi OPI

-Gérer les candidatures des candidats titulaires d'un diplôme étranger, Etude en France, DAP

3. Vous inscrivez les étudiants à l'aide du logiciel Apogée (inscription administrative et pédagogique)

-PASS/LASS- VAE

-ERASMUS

-CESURE

-Changement d’état civil

4. Vous délivrez les documents : carte d'étudiant, attestations, relevé de notes, diplômes

5. Vous instruisez les dossiers de réorientation

6. Vous procédez aux remboursements de droit (boursier)

7. Vous saisissez et mettez à jour les bases de données dédiées à la gestion



Gestion des examens

8. Vous réalisez et contrôlez les inscriptions pédagogiques via APOGEE (logiciel dédié)

9. Vous réalisez les inscriptions pédagogiques des mesures transitoires, étalements, PHASE avec suivi

10. Vous participez à l'élaboration du calendrier pédagogique intégrant les périodes d'examens (cadrage de jury)

11. Vous élaborez le planning des épreuves en lien avec la cheffe de service

12. Vous organisez l'aspect logistique des épreuves : reproduction des sujets, liste d'émargement, procès-verbal, copies, surveillant

13. Vous gérez les QCM sur le logiciel sphinx : paramétrage, édition des grilles, correction, résultats

14. Vous préparez les jurys : vérification de la saisie des notes (cc-et-qcm) et des procès-verbaux

15. Vous mettez en ligne des résultats d'examens



Gestion et suivi des stages

16. Vous informez et conseillez les étudiants sur la procédure et ses points de vigilance

17. Vous assurez le suivi des demandes et des conventions de stage

18. Vous vérifiez les aspects réglementaires : durée, gratification, assurance

Contexte de travail lié au poste : contraintes horaires notamment en période de forte activité : inscriptions, examens

Vos atouts / Vos talents

Vous disposez de solides compétences en communication, accueil et gestion administrative. À l’aise avec les outils bureautiques (Word, Excel) et les bases de données, vous savez instruire des dossiers, appliquer des procédures, assurer le suivi documentaire et alimenter des tableaux de bord.

Organisé(e) et rigoureux(se), vous avez le sens du service public et savez répondre aux demandes avec professionnalisme. Votre capacité d’adaptation, votre réactivité et votre discrétion vous permettent de travailler efficacement en équipe comme en autonomie.

Une bonne connaissance de l’enseignement supérieur et de l’environnement universitaire constitue un atout majeur.

Plus d'informations :

Poste basé 3 ter, place de la Victoire à Bordeaux - Tram B, bus et vélo

CDD de 9 mois idéalement du 1/11/2025 au 31/08/2026

Rémunération brute mensuelle : 1 925 €

Avantages liés au poste :

19. Forfait de congés annuels dès la première année

20. Prise en charge à 75% de l’abonnement aux transports en commun de Gironde

21. Participation à la mutuelle à hauteur de 15€ / mois

22. Restauration subventionnée

23. Des offres loisirs, sport et culture pour tous les personnels

24. Forfait "mobilités durables" sur trajet domicile – travail

25. Parcours d’accueil et formations