Secrétaire polyvalent / secrétaire polyvalente

1. Accueil et information du public
- Assurer l'accueil physique, téléphonique et numérique dans un espace identifié, en respectant les règles de sécurité et la démarche qualité.
- Mettre en œuvre la procédure en vigueur concernant le recrutement des apprenants.
- Recevoir, traiter ou transmettre les demandes aux interlocuteurs concernés.
- Participer à l'actualisation des supports d'information destinés au public.
- Assurer le secrétariat des commissions et réunions : organisation logistique, convocations, rédaction et diffusion des comptes rendus.
- Réaliser des tâches logistiques de proximité : organisation des déplacements, gestion des fournisseurs, mise à jour des listes de diffusion.

2. Accompagnement administratif du recrutement des apprentis et stagiaires
- Accueillir et informer les candidats potentiels ; participer aux actions de promotion et de recrutement.
- Mettre en relation les candidats avec les professionnels (employeurs, maîtres d'apprentissage, maîtres de stage).
- Participer à l'accueil individualisé des demandeurs de formation.
- Assurer l'enregistrement, le suivi et la traçabilité des demandes de formation.

3. Gestion administrative des apprenants
- Gérer l'assiduité : émargements, absences, accidents, ruptures.
- Utiliser et maîtriser l'outil de gestion des emplois du temps Yparéo.

4. Gestion pédagogique en appui de l'équipe pédagogique
- Contribuer à la mise en place et au suivi des contrats pédagogiques des apprenants.
- Assurer le suivi des conventions pédagogiques (stages adultes, conventions complémentaires apprentis).
- Participer à l'organisation des élections des représentants des apprenants.
- Organiser et suivre les évaluations et certifications : inscriptions aux examens, suivi des CCF/UC, saisie et édition des résultats.

5. Relations avec les partenaires professionnels
- Accueillir et informer les professionnels ayant un projet de recrutement ou un besoin en formation.
- Assurer le suivi des offres d'apprentissage et de stages.