Gestionnaire des affaires générales et institutionnelles

Entreprise

Pourquoi nous rejoindre :

Rejoindre l'Université Évry Paris-Saclay, c'est mettre vos talents au service d'un établissement durable et ouvert sur le monde, mobilisant près de 2 000 enseignants, enseignants-chercheurs et personnels de bibliothèque, administratifs, techniques sociaux et de santé. Ces personnels font vivre les laboratoires et avancer la recherche; ils articulent des formations au plus près des résultats de la recherche ou des besoins des entreprises, notamment par la force de l’apprentissage.

L’Université d’Évry dispense des formations auprès de 12 000 étudiants, dans la plupart des disciplines du BUT au Doctorat.

Aujourd’hui, notre université figure dans le top 20 des universités françaises, est la 2è université la plus professionnalisante de France et est pleinement intégrée à l’Université Paris-Saclay (12ème université au classement de Shanghai).

Intégrer les équipes de l’Université d’Évry, c’est faire le choix de découvrir de nouveaux horizons, de s’engager pour le service public et de s’épanouir dans une vie professionnelle équilibrée et enrichissante.


Poste

Sous l’autorité de la Directrice de la DAJI, l’agent assure des fonctions de gestion des actes administratifs, des instances et commissions dans le respect des techniques, des règles et des procédures dans l’ensemble des domaines fonctionnels de l'établissement.



Activités principales :

Assistance administrative et organisationnelle :

Participation à l’organisation des instances (conseil d’administration, conseil académique, section disciplinaire) avec l’aide du ou de la chargée des affaires juridiques et institutionnelles (rédaction et diffusion des convocations, logistique, comptes rendus)

Gestion et archivages des documents juridiques (dossiers contentieux, convention, décisions…)

Suivi des courriers entrants et sortant et circuit des signatures



Soutien aux activités juridiques :

Participer à la gestion administrative en appliquant les procédures dédiées

Préparation des dossiers des instances réception des dossiers, inscription à l’ordre du jour, relance des interlocuteurs, publication des actes

Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion et au pilotage des instances

Veiller à la régularité des actes et du fonctionnement des instances statutaires de l’établissement Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique et administrative

Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administratif

Suivre les décisions de justice et leurs applications

Proposer et présenter les procédures découlant de nouvelles dispositions législatives et réglementaires autour de la gestion institutionnelle d’un EPSCP

Elaborer des supports pédagogiques



Interface interne/externe :

Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur

Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers)

Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe

Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services internes et externes.




Profil recherché

Organisé.e et fiable, vous êtes discret.e et disposez d'un bon sens relationnel.

Vous connaissez idéalement l'organisation et le fonctionnement des établissements publics et plus particulièrement de l'enseignement supérieur et de la recherche.

Vous êtes à l'aise avec les outils bureautiques et doté.e de bonnes capacités rédactionnelles.