Référence CSP: 2024-1548884
Vos principales activités consisteront à :
1.Assurer la gestion et le suivi institutionnel des mandats électifs(50 directions):
Activer et organiser le renouvellement des directions (notamment création du rétroplanning des actions, publication de l'appel à candidatures, réception des candidatures);
Accompagner les composantes et services communs dans la compréhension de la procédure;
Assister aux séances des conseils si nécessaire;
Editer et publier des arrêtés de nomination et des délégations de signature;
Mettre à jour des différentes rubriques sur l'intranet (ENT), ainsi que les listes de diffusion et les outils de suivi.
2. Contribution à l'organisation des élections:
Assurer le traitement et le façonnage des listes électorales sur Excel et PDF;
Assurer le traitement et le suivi financier des commandes des matériels, fournitures et prestations;
Apporter un soutien administratif, notamment dans la mise en forme, l'actualisation, la publication des documents et l'archivagede la documentation électorale;
Participer au traitement des besoins logistiques, notamment en ce qui concerne la réservation des locaux, matériels, fournitures et autres prestations;
Participer à la réception des candidatures, à la mise en page et à l'impression des bulletins et à la tenue des bureaux de vote;
Participer éventuellement à la mise en place des réunions du comité électoral consultatif;
Contribuer à la gestion de l'outil de gestion des procurations.
3. Contribuer à l'organisation et à la tenue des séances des instances centrales : conseil d'administration et conseil académique ainsi que du congrès :
Assurer les tâches administratives, logistiques et financières liées au fonctionnement des instances centrales ;
Participer à la complétude des sujets et à la tenue des séances ;
Assurer la publicité des délibérations des instances ;
Assurer les communications à destination des services en charge du contrôle de la légalité du rectorat.
4. Assister la direction :
Assurer ponctuellement des tâches de coordination et de gestion administrative confiées par la responsable du
pôle ou la directrice de la DAJI (mise à jour de bases de données, rédaction de courriers, réservations...)
Experience: Expérience exigée de 2 An(s)
Université de Toulouse Jean Jaurès
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