Description du poste Le Service Marketing du Groupe Adéquat recrute un Chargé(e) de mission Événementiel & Hospitalités VIP CDD 12 mois Contexte & objectif du poste Dans le cadre du déploiement de notre programme d' hospitalités VIP (plusieurs dizaines de dates par an à coordonner) et de l'organisation de nos temps forts BtoB (1 à 2 événements par mois), nous recrutons un(e) Chargé(e) de mission Hospitalités VIP & Événementiel BtoB. Le poste est résolument opérationnel : vous êtes dans la mise en oeuvre, la coordination et l'exécution terrain. Vous travaillez en lien étroit avec les équipes internes et les prestataires pour garantir une expérience invités fluide, qualitative et conforme aux standards attendus. Contrat : CDD 12 mois Localisation : Lyon (déplacements réguliers France) Profil : Junior (2 à 3 ans d'expérience sur missions similaires) Rémunération : 28-30 k€ brut/an. Rattachement : Responsable Marketing Clients Missions 1) Coordination des hospitalités VIP (coeur de mission) - Déployer et coordonner les hospitalités sur plusieurs dizaines événements/an (loges, espaces VIP, accueils partenaires, invitations), sport et culture. - Gérer l' administration des invités : listes, quotas, invitations, relances, confirmations, instructions d'accès, badges, placements, en lien avec la Direction Commerciale et les Opérations. - Assurer la logistique : billets/accréditations, transports, hébergements si besoin, restauration, dotations, signalétique, timing. - Être garant(e) de la qualité de service et du respect des standards (parcours invités, fluidité, sens du détail). 2) Production d'événements BtoB en région (1 par mois) - Participer à la préparation opérationnelle : brief, déroulé, rétroplanning, checklists, repérages. - Coordonner les prestataires (lieux, traiteurs, technique, accueil, sécurité, animation). - Piloter l'exécution le jour J : installation, accueil, gestion des aléas, démontage, debrief. 3) Prestataires, budget & suivi administratif - Demander et comparer des devis, préparer les bons de commande, suivre facturation et budgets. - Suivre les engagements qualité/délais, centraliser la documentation et les contacts prestataires. - Mettre à jour les tableaux de suivi : planning événements, stocks (badges/dotations), coûts, participation. 4) Amélioration continue & reporting - Réaliser des bilans post-événements : participation, satisfaction, points de vigilance, recommandations. - Contribuer à la structuration des outils et process (templates, checklists, guides, base fournisseurs). - Remonter les alertes et besoins (volume, risques, arbitrages) de manière claire et factuelle. Profil recherché Profil recherché (Junior) : - 2 à 3 ans d'expérience (alternance incluse) en événementiel / hospitalités / agence événementielle / RP / hôtellerie premium / gestion de projet opérationnel. - À l'aise avec le rythme run : volume, répétition, rigueur, exécution sans perdre la qualité. - Forte orientation service et sens du détail (expérience invités, posture, discrétion). - Très bonne organisation, capacité à prioriser, à gérer plusieurs sujets en parallèle et à absorber les imprévus. - Bon relationnel, capacité à travailler avec des interlocuteurs variés (VIP, partenaires, prestataires, équipes internes). Compétences & outils : - Maîtrise des outils bureautiques (Excel/Google Sheets, PowerPoint/Slides). - À l'aise avec des outils de suivi (Trello/Asana/Notion) et/ou CRM/invitations (un plus). - Mobilité : déplacements réguliers en France ; disponibilités ponctuelles en soirée/week-end selon événements. Ce que nous proposons : - Un poste formateur au coeur d'un programme d'hospitalités à forte volumétrie. - Une montée en compétences rapide sur l'exécution événementielle, la coordination et la relation prestataires. - Une équipe structurée et des process à faire vivre / optimiser. Indicateurs de réussite (exemples) : - Taux de no-show maîtrisé / qualité des listes et confirmations. - Satisfaction invités et équipes internes. - Zéro incident critique le jour J (accès, badges, accueil, logistique). - Respect des budgets et fiabilité du suivi administratif. - Amélioration continue des checklists / templates / base prestataires.
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