Assistant administratif - f/h

Qui sommes-nous ?

La Délégation Régionale Académique à la Formation Professionnelle Initiale et Continue (DRAFPIC) a pour mission de mettre en œuvre et de développer la formation et l'insertion professionnelle au sein de l'académie de Paris. Composée d'une centaine de collaborateurs, nous valorisons et développons la formation tout au long de la vie.

Vos missions

En tant qu’assistant administratif, vous serait le relais administratif sur l’ensemble des sujets du département.

Votre quotidien s’articulera autour de plusieurs axes :

Gestion administrative

* Assurer le suivi administratif et financier des actions de formation (avec l’ensemble des indicateurs et critères de notre système Qualité)
* Editer les conventions, les contrats du service
* Traitement statistique des enquêtes de satisfaction
* Etablir les attestations de fin de formation
* Envoi de convocations
* Organiser l’arborescence de notre système de partage
* Optimiser nos outils de pilotage et de suivi d’activité (en lien avec nos différentes échéances annuelles (BR1, BPF, Audits internes/externes, etc)

Gestion de facturation

* Gestion des conventions / bons de commandes / contrats de prise en charge
* Gestion des dossiers intervenants : traitement des factures d'honoraires, contrats d'engagement des prestataires externes
* Facturation et transmission aux financeurs et à la DAAF du GIP
* Gestion de GFI et Chorus
* Tenir à jour le tableau de suivi des conventions
* Préparer les éléments de remboursement pour les frais de mission des CFP
* Relance clients factures impayées

Logistique

* Réservation des déplacements des Conseiller en Formation Professionnel et autre personnel (billets de train et des chambres d’hôtel) dans le cadre des séminaires.
* Organisation logistique du jury

Accueil

* Gestion de la boite mail générique du service
* Gestion des appels entrants
* Accueil du jury et des candidats

Liste non exhaustive

Nous recrutons et reconnaissons tous les talents, et nous sommes attachés à la mixité et à la diversité.

Profil

* Vous êtes diplômé(e) d’un Bac minimum (gestion, comptabilité, assistanat), avec au moins 1 an d’expérience sur un poste similaire.
* Maîtrise d’Excel (tableaux, formules)
* Maitrise d’office 365
* Familiarité avec les procédures de paie et de suivi budgétaire
* Orthographe irréprochable et aisance rédactionnelle
* Rigueur, sens de l’organisation et gestion de volumes de données conséquents
* Sens du service public, discrétion et confidentialité
* Excellente capacité relationnelle pour collaborer avec de multiples interlocuteurs
* Autonomie, réactivité et esprit d’initiative

Avantages

* 75% titre de transport
* Restaurant d’entreprise
* 44 jours de congés+ 3-7 jours Bonifiées
* Télétravail 1 jour/semaine
* Rémunération comprise entre 23 000 et 27 000 euros brut / an selon profil.
* CDD 1 an

Si vous êtes animé(e) par le sens du service public et le travail en équipe, nous serions ravis de vous accueillir au sein de notre équipe. Postulez dès maintenant et rejoignez-nous pour faire la différence !