Assistant administratif / assistante administrative

Sous la responsabilité du Responsable de service, le Secrétaire administratif fait partie de l'équipe de protection de l'enfance. Il occupe une place centrale dans l'organisation de l'antenne et est un appui administratif et logistique. Sur le plan organisationnel, il est sous la responsabilité de la Cadre administrative. Il travaille en binôme avec la deuxième Secrétaire administrative d'antenne de Saint-Jean.

- Accueil du public et gestion de la demande des usagers,
- Réception des appels téléphoniques, traitement des demandes des usagers, transmission de toutes informations aux personnes concernées de l'établissement,
- Gestions des appels aux familles ou aux partenaires (TPE, MDS, .) pour suppléer les travailleurs sociaux dans la gestion des rendez-vous,
- Diffusion de toutes informations techniques sur tous supports aux membres de l'équipe,
- Constitution et suivi des dossiers des usagers de l'ouverture à l'archivage : support papier et saisie logiciels SILAO et UNI-T,
- Traitement des courriers (arrivée/départ), mails,
- Frappe des rapports, notes, courriers,
- Suivi du planning d'équipe et des réunions,
- Mise à jour et suivi de tous les tableaux de bord sur les logiciels SILAO et UNI-T : quotas, échéances de suivi, planning congés, permanences, véhicules de service, audiences, .
- Préparation de l'ordre du jour des réunions hebdomadaires en lien avec le Responsable de service, participation à ces réunions et rédaction du compte rendu,
- Dans le cadre du remplacement de la deuxième Secrétaire administrative d'antenne : gestion administrative des dossiers,
- Contribution aux instances de travail institutionnel : évaluation interne, externe, réunions projets,
- Contribution aux réunions du dispositif institutionnel : réunion générale, réunions de service administratif, analyse de la pratique.

Baccalauréat secrétariat minimum
BTS SP3S ou équivalent souhaité