Sous la responsabilité du Responsable opérationnel,
-Vous assistez administrativement les chargés d'opérations dans la gestion opérationnelle des mandats, concessions ou AMO.
- Vous assurez le secrétariat des chargés d'opérations tout en étant l'interface avec les intervenants extérieurs.
- Vous vous occupez également de la gestion des marchés durant toutes les phases de la réalisation des opérations.
PRINCIPALES ACTIVITES
1. Assurer le suivi administratif des opérations, depuis l'appel d'offres jusqu'à la clôture :
Constituer les dossiers de lancement et gestion des appels d'offre, Contrôler et suivre les marchés,
Contrôler les situations de travaux et d'honoraires et les mises en règlement, Etablir et suivre les échéances relatives à chaque dossier,
Constituer, en relation avec les chargés d'opérations, les dossiers de subventions
2. Assurer le secrétariat classique des chargés d'opérations
Assurer les relations téléphoniques et électroniques, Saisir et/ou rédiger et dactylographier les documents, Traiter le courrier entrant et sortant, Organiser et traiter le classement et l'archivage numérique selon la méthode définie, Tenir les agendas des chargés d'opérations,
Organiser les déplacements, les réunions et les CAO, Remplacer la secrétaire-standardiste lors de ses congés en coordination avec les autres asistantes
3. Assurer une fonction d'alerte et d'interface
S'informer et faire le point sur l'état d'avancement des opérations, Préparer et éditer les documents nécessaires dans le suivi des dossiers, Effectuer les relances nécessaires en interne ou en externe (échéances, informations à compléter.), Assurer à la demande des chargés d'opérations, les contacts avec les tiers (Maître d'œuvre, collectivités locales, administrations, clients futurs.), Assurer le relais entre les différents intervenants extérieurs et les chargés d'opération.
4. Assurer la passation et la gestion administrative et financière des marchés en liaison, et sous la responsabilité, des chargés d'opérations
Rédiger les AAPC, mettre en forme les pièces administratives des marchés et constituer les DCE à partir des documents types, Etablir les dossiers pour les CAO, Notifier les marchés, Réaliser la saisie des engagements sous GESPROJET, Rédiger et publier les avis d'attribution, Préparer les documents nécessaires à la clôture des opérations (suivi des OPR, gestion des DOE,.), Contrôler les situations de travaux et d'honoraires en vérifiant la concordance des situations avec les engagements enregistrés sous GESPROJET
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