Assistant appui au pilotage (f/h)

Description du poste

Intitulé du poste

Assistant appui au pilotage (F/H)

Catégorie

C

Cadre d'emplois

Adjoints administratifs territoriaux

Présentation de la Direction

La Direction des finances et de la commande publique construit la trajectoire financière régionale, pilote la chaîne budgétaire et comptable et propose une stratégie d’achat régionale sécurisée et performante. Elle accompagne aussi bien les élus que les services de la collectivité.

Au sein de la Direction des Finances et de la Commande Publique, vous rejoignez le Service Innovation et Qualité Comptable, en charge des opérations essentielles de la vie financière régionale.

Le service assure le traitement et le suivi des dépenses (mandatement) ainsi que la perception des recettes, en lien avec les services internes et les partenaires institutionnels. Le service contribue également à la fiabilité des comptes et à la modernisation des procédures financières.

Description de la mission

En tant qu’Assistant appui au pilotage, vous jouez un rôle clé de facilitateur du quotidien : vous contribuez à la bonne circulation de l’information, au lien avec les partenaires internes et externes, et au soutien administratif de l’équipe.

Vous travaillez en proximité avec le chef de service et l’ensemble des agents, dans un esprit d’entraide et de coopération.

Vous réalisez les activités suivantes :

1. Assurer l'accueil physique et téléphonique : renseigner, prendre des messages, orienter et filtrer
2. Assurer la gestion du courrier : enregistrer, trier et répartir le courrier, suivre les réponses apportées (courriers aux Commissaires aux comptes notamment)
3. Gérer l’agenda du Chef de service et des chefs de pôle
4. Préparer et assurer la diffusion des notes, courriers, dossiers...
5. Assurer l'organisation matérielle des réunions internes et externes : invitations, constitution des dossiers, rédaction des comptes rendus, des relevés de décisions…
6. Participer à la rédaction des projets de rapport et de délibération et en assurer le suivi administratif
7. Gérer les moyens matériels du service et la documentation, renseigner des tableaux de bord du service, gérer et coordonner les demandes des partenaires, gérer la mise à jour des pages Intranet de la région dédiées au service
8. Sécuriser, saisir et diffuser les retours de la paierie (Mises en Instances et rejets de mandats…) et de la préfecture.
9. Préparer et coordonner les tableaux de bord pour le contrôle des commissions permanentes
10. Suivi et gestion des relances factures
11. Assurer la suppléance de l’assistante de direction en lien avec les autres assistantes, dans une logique de continuité de service

Modalités de recrutement

FONCTIONNAIRE (ouvert aux contractuels)

Des compétences, un potentiel, votre singularité

Profil

Diplôme en secrétariat et expérience professionnelle

Expérience : 2 à 5 ans

Votre profil :

Maîtrise des outils bureautiques Word, Excel, Outlook, Open Office, Délibairs

La connaissance d’ASTRE serait un plus

Maîtrise des prises de notes et mise en avant des qualités rédactionnelles

Vos atouts :

Capacité à travailler en équipe et en transversalité

Sens de l'organisation pour répondre aux priorités, respecter les délais dans le traitement des demandes, orienter les demandes, suivre leur traitement, faire circuler l’information

Discrétion et écoute

Sens de la rigueur

Bonne aisance relationnelle

Niveau d'études min. requis

5 - DEUG, BTS, DUT, DEUST

Précision complémentaire niveau d'études

ou expérience professionnelle équivalente

Niveau d'expérience min. requis

Confirmé

Titulaire du permis

Non

Modalités organisationnelles

Conditions d'exercice

Interlocuteurs :

A l'interne : les agents du service et de la Direction ainsi que les gestionnaires comptables et budgétaires des directions métiers.

A l'externe : les agents de la Paierie régionale, les fournisseurs

Poste compatible avec le télétravail.