Vos missions en quelques mots Mission 1 : Secrétariat classique Le / la titulaire assure les missions de secrétariat et à ce titre doit : - Réaliser l’accueil et de filtrage téléphonique - Réceptionner et archiver les courriers (classement et archivage des dossiers de fonds) - Prendre les rendez-vous et préparer les dossiers pour les rendez-vous - Organiser les réunions internes et externes - Optimiser les agendas des directeurs et de leurs adjoints - Mettre en place les outils de suivi nécessaire à son activité - Préparer les déplacements en mission des directeurs - Assurer un suivi administratif de l’activité - Organiser, transmettre et suivre les dispositifs d’astreinte de l’établissement - Assurer la synthèse des astreintes et la transmission à la Direction des Ressources Humaines - Suivre les consommations mensuelles concernant la prestation taxi, vérifier et transmettre les éléments - Organiser, archiver, répertorier et sécuriser les dossiers informatiques Mission 2 : Suivi des activités Le / la titulaire organise le suivi des activités et à ce titre doit : - Etablir et mettre à jour le tableau des prestataires et fournisseurs de la direction - Suivre et alerter sur la fin/renouvellement des marchés de la direction - Prioriser les dossiers de la direction en fonction des urgences et échéances - Etablir les tableaux de bord d'activité de la direction - Réaliser une présentation trimestrielle des dites activités - Prendre contact avec les structures désignées pour obtenir les données - Mettre en forme au moyen d'outils de base de données Profil recherché Compétences ou connaissances particulières souhaitées Ce poste nécessite des attendus de très bons niveaux : - Une parfaite rigueur intellectuelle - Un esprit d'organisation et sens de l'anticipation - Un sens certain de l'intérêt public et de la confidentialité Des qualités relationnelles permettant d'établir une communication permanente avec tous les interlocuteurs internes et externes Une parfaite maîtrise de la gestion des données Une pratique des outils informatiques (messagerie, Excel, Word, Powerpoint) Formation recommandée : BTS Assistant(e) de direction ou équivalent Expérience de 1 an sur un poste similaire Connaissance du fonctionnement d’un établissement public d’état Localisation Localisation : 75001 Paris, France Flèche gauche : déplacer la carte vers la gauche Flèche droite : déplacer la carte vers la droite Flèche bas : déplacer la carte vers le bas Flèche haut : déplacer la carte vers le haut
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