FLEX-O créé des espaces de flexoffice et de coworking dans les métropoles françaises : Sophia Antipolis, Paris, Nantes, Lyon, Lille, Montpellier, Nice, Rennes, Bordeaux, etc.
Les espaces FLEX-O sont tous implantés dans des bâtiments neufs ou intégralement rénovés, dont l'écoresponsabilité est attestée par des certifications environnementales (BREEAM, HQE, WELL).
Ils sont stratégiquement localisés avec de nombreux services accessibles à pied (transports en commun, sports, activités, restauration, etc.).
FLEX-O propose des solutions de bureaux sur-mesure (court, moyen et long terme) afin que les entreprises (TPE, PME et Corporate) puissent totalement adapter leurs espaces de travail à leurs activités et ainsi bénéficier d'une réelle flexibilité, le tout couplé à une expérience client digitale créée et développée à 100% en interne par son propre service Recherche & Développement.
FLEX-O est détenu à 100% par le Groupe Courtin et a réalisé une levée de fonds de 15 millions d'euros en mars 2021, ce qui lui permet de se déployer rapidement au niveau national.
Aujourd'hui, le réseau Flex-O compte 18 centres opérationnels et 50 de prévu d'ici 2027 ! Les effectifs de Flex-O grandissent vite pour accompagner cette expansion !
En 2024, nous avons recruté 20 nouveaux collaborateurs et nos équipes ont encore besoin de s'étoffer sur 2025.
En tant que Chargé(e) de conformité, vous participez activement au déploiement et à l'animation du dispositif de conformité de Flex-O.
Missions principales :
1. Déploiement et animation du dispositif de conformité
- Mettre à jour les procédures internes et les référentiels de conformité, en lien avec le responsable juridique et les équipes opérationnelles
- Assurer une veille réglementaire active et traduire les évolutions en actions concrètes pour les équipes terrain
- Être l'interlocuteur de premier niveau des équipes opérationnelles sur les questions de conformité au quotidien (suivi des dossiers des clients domiciliés)
2. Gestion opérationnelle de la domiciliation d'entreprises
- Piloter le cycle complet des contrats de domiciliation : signature électronique, avenants, renouvellements et résiliations
- Vérifier la conformité des dossiers clients domiciliés : contrôle des pièces justificatives, mise à jour des informations, détection des anomalies et relances selon le process en place
- Assurer le suivi du respect des obligations légales des domiciliés (justificatifs d'adresse, activité réelle, etc.) et du domiciliataire
- Être le point de contact opérationnel des équipes terrain sur toutes les questions liées à la domiciliation : interprétation des règles, cas particuliers, blocages, pour transmission le cas échéant au responsable juridique
- Vérifier la transmission des déclarations trimestrielles aux instances compétentes (Greffe, Impôts, Urssaf), dans le respect des délais et des obligations légales de Flex-O en tant que domiciliataire
3. Contrôles internes et gestion des risques
- Coordonner la préparation et le suivi des audits internes et externes, en assurant l'interface entre les équipes terrain et le responsable juridique
- Réaliser les contrôles de conformité (KYC, dossiers clients, partenaires, fournisseurs) et restituer les résultats aux parties prenantes concernées
- Identifier les écarts, alerter et proposer des plans d'action correctifs en collaboration avec les services concernés
4. Formation et acculturation à la conformité
- Concevoir des supports de formation opérationnels sur les thématiques LCB-FT, RGPD et anticorruption, adaptés aux réalités terrain des équipes
- Animer des sessions de sensibilisation auprès des différents services, en favorisant l'appropriation des enjeux de conformité par les opérationnels
Missions annexes :
- Apporter un appui ponctuel et périodique au responsable juridique et/ou aux équipes opérationnelles dans la gestion dans la gestion administrative et juridique courante de la société
Formation
Bac+3 en droit, compliance, gestion ou administration des entreprises. Une spécialisation en droit des affaires, conformité ou gestion juridique est un plus.
Expérience
Poste ouvert aux débutants et jeunes diplômés. Une première expérience (stage, alternance) dans un environnement juridique, compliance ou administratif sera appréciée.
Compétences techniques:
- Connaissance des fondamentaux réglementaires : LCB-FT, RGPD, anticorruption
- Bonne compréhension des obligations liées à la domiciliation d'entreprises (un plus)
- Maîtrise des outils bureautiques et des outils de gestion documentaire
- Capacité à rédiger des procédures, comptes-rendus et supports de formation clairs et accessibles
Qualités personnelles:
- Rigueur et sens de l'organisation : gestion de dossiers multiples, respect des délais réglementaires
- Aisance relationnelle et pédagogie : rôle d'interface entre services, animation de sessions de sensibilisation
- Autonomie et proactivité : capacité à prendre en charge des sujets de bout en bout
- Esprit d'analyse : détection des anomalies, proposition de plans d'action
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