Secrétaire de service h/f

Informations générales Référence 2026-15742 Date limite de candidature 19/06/2026 Catégorie C Cadre d'emploi Adjoints administratifs Territoriaux Niveau de responsabilité / fonction - Nombre de postes à pourvoir 1 Lieu d'exercice des fonctions MAIRIE CENTRALE Direction Générale DGCITES – Citoyennetés et Territoires Solidaires Direction Direction de la Relation aux Usagers Intitulé du poste Secrétaire de service H/F Nature de l'emploi Fonctionnaire (ouvert aux contractuel.le.s) Temps de travail Temps complet En quelques mots Au sein de la Direction Relation aux Usagers (DRU), direction engagée dans le service public à la population, le service Recensement, Élections et Funéraire (REF) pilote pour la Ville de Nantes l’organisation des scrutins électoraux, du recensement de la population et la gestion des cimetières municipaux, il pilote également pour Nantes Métropole les cimetières métropolitains ainsi que les crématoriums. Description du service et du poste Sous la responsabilité du responsable de service Recensement, Élections et Funéraire, vous travaillerez en relation avec les partenaires privés et publics, les fournisseurs ainsi que les usagers. Vos missions : Assister le service Réceptionner, pré-étudier et répartir les courriers au sein du service Relayer les informations auprès des agents du service Assurer l'accueil physique et téléphonique Organiser les réunions de l’équipe Alimenter les différentes bases de données Remplacer le secrétariat de la direction en son absence Former / informer les collègues : e-Temptation / UX, crédits, techniques de secrétariat, etc. Accompagner et encadrer des stagiaires Gérer des fournitures administratives Assurer le classement et l'archivage des dossiers papier et numériques Gérer les finances du service en proximité Suivre les crédits : contacts avec les fournisseurs, bons de commande, factures et mandatements Tenir à jour des tableaux de bord Lancer les marchés subséquents aux accords-cadres apporter un soutien aux équipes sur les questions financières Gérer les fonctions ressources humaines de proximité Assurer le rôle de référent RH de proximité auprès des agents : relais d’information, premier niveau de réponse, recherche d’interlocuteurs Contribuer à la mise en œuvre des procédures : accueil des nouveaux agents, suivi formations, déploiement des campagnes annuelles Assurer la fonction de gestionnaire du temps Prendre en charge, trier et distribuer les bulletins de salaire ainsi que tout document nécessitant un suivi Saisir les éléments variables de paie Préparer et traiter les dossiers relatifs aux agents temporaires : recrutement, tickets-restaurant et diverses demandes) Suivre les dossiers d’accidents du travail Contribuer à la gestion des locaux et matériels du service Gérer l’environnement de travail des agents Contribuer à la gestion du matériel Assurer un soutien logistique selon les besoins Décliner la stratégie relation multicanale aux usager Participer au déploiement d’une culture de la relation usagers au sein de l’équipe Participer au suivi de la qualité des services rendus aux usagers (délais…) Contribuer au collectif de service et à la ligne managériale Profil recherché Connaissance de l'organisation de la Ville de Nantes et de Nantes Métropole Pratique courante des outils informatiques : Word, Excel, Powerpoint, Coriolis, E-temptation, plateforme dématérialisée des marchés publics, Astre, GFD, Neeva, GEC Qualités relationnelles : écoute, dialogue, capacité à orienter et expliquer Discrétion, Esprit d'équipe, rigueur et efficacité Aptitudes rédactionnelles : mails, notes Sens de l’organisation, hiérarchisation des urgences et gestion des priorités Conditions d'exercice Rémunération Statutaire Régime indemnitaire Prime de Service Public Avantages Avantages Au sein de nos collectivités, une attention particulière est portée aux conditions de travail et au bien-être des collaborateur·rice·s. - Carte restaurant (210,90€ pour un temps complet) avec une participation employeur à 60% par mois - Participation à 75% aux abonnements de transports forfait mobilités durables - Participations employeur (mutuelle santé et contrat prévoyance) - Prestations du comité des œuvres sociales (COS) : chèques vacances, chèques cultures, tickets cinéma, activités culturelles et sportives, loisirs) - Aides aux familles (participation aux frais de garde, chèque CESU) - Carte loisirs (gratuité dans les musées nantais et les piscines municipales nantaises) Contacts et informations complémentaires Besoin d'informations sur le poste ? Besoin d'information sur le poste ? Sandrine MASSON, Responsable du service recensements, élections, funéraire au 06 71 60 78 65. Adressez votre lettre de motivation et votre CV Besoin d’informations sur votre candidature ? Corinne PECOT, gestionnaire recrutement au département RH au 0252108036 Ville NANTES