Chargé(e) d'accueil et assistant(e) de gestion administrative

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire Temps de travail Temps non complet, 17h50 hebdomadaire Management Non Experience souhaitée Confirmé Descriptif de l'emploi Gestionnaire chargé(e) de l'accueil physique et téléphonique des administrés, en charge de l'urbanisme, de l'état civil et de la saisie des opérations comptables.
Placé(e) sous l'autorité du Maire et du secrétaire général de Mairie, en charge des différentes tâches administratives au sein du secrétariat général. Missions / conditions d'exercice Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public :
•Accueillir et renseigner le public sur place ou par téléphone.
•Recevoir, filtrer et orienter les appels.
•Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence.

Gérer le courrier et diffuser l'information et la documentation :
•Gérer le courrier : Réceptionner, diffuser et expédier le courrier.
•Assurer le traitement des courriers départ : mettre sous pli et affranchir.
•Afficher et diffuser l'information.

Instruction et constitution des actes d’état-civil :
•Mise à jour des registres d’état-civil (établissement des actes de naissance, mariage, décès, reconnaissances, transcriptions, mentions marginales…).
•Délivrance des actes d’état-civil.
•Délivrance des autorisations funéraires.
•Préparation des dossiers de mariage/PACS et suivi (mise à jour des livrets de familles, envoi des avis de mention…).

Enregistrement et délivrance des documents administratifs :
•Traitement des demandes d’attestations d’accueil, de légalisation de signature, de recensement militaire, de déclaration de débits de boissons…..
•Etablir les bordereaux d’envoi aux autorités administratives et assurer l’archivage des dossiers.

Elections :
•Enregistrer les demandes d’inscription sur les listes électorales.
•Participer à la révision de la liste électorale et à l’organisation des élections.
•S’adapter aux évolutions réglementaires du secteur et aux nouveaux outils numériques.

Aider à la gestion du secrétariat général et des moyens matériels de la commune :
•Gérer la réservation et tenir le planning des salles de la collectivité.
•Assurer la commande des matériels, produits d’entretien et de bureautique.
•Assurer la gestion des arrêtés réglementaires.
•Maîtriser les outils informatiques : Word (publipostage), Excel (utilisation des tableurs avec formules, graphiques…), Powerpoint (création de diaporamas).
•Participer à la gestion des dossiers d’urbanismes (DP, PC, CU…).
•Saisir les mandats et les titres.
•Assurer le classement et l’archivage des documents administratifs et techniques à la charge de l’agent.

Aider à la gestion de la régie Pôle enfance – temps méridien
•Diffusion des menus.
•Assurer la mise à jour des informations du logiciel Parascol.
•Gérer la messagerie et les demandes des parents.

Participer à l’entretien des salles de la MDA (Maison Des Associations)
•Effectuer les travaux de nettoyage, d’entretien et de remise en ordre des surfaces et locaux de la Salle polyvalente - maintenir des conditions d’hygiène et de sécurité optimale : nettoyer les sols et surfaces vitrées : vider les poubelles, passer l’aspirateur, effectuer le nettoyage humide des sols, nettoyer les vitres. Nettoyer et désinfecter les sanitaires.
•Assurer le réapprovisionnement quotidien des locaux en produits d’hygiène (papier WC, essuie mains, savon…).
•Maintenir les stocks des produits d’entretien et d’hygiène - Ranger les produits et matériels de travail (balai, aspirateur …)

Gérer les plannings de locations des salles :
•Gérer le planning de la location des salles de la MDA Profils recherchés Savoir être :
- Devoir de discrétion, du respect du secret professionnel et de la déontologie propre à la spécificité du poste,
- Capacité à travailler en équipe, faire preuve de solidarité,
- Capacité à travailler en autonomie, avec rigueur,
- Savoir communiquer et avoir une bonne capacité d'écoute et de compréhension.

Savoir :
- Connaître les domaines de compétences des communes et des partenaires publics,
- Connaître le statut de la FPT et les règles d'état civil et d'urbanisme,
- Maîtriser la rédaction administrative,
- Maîtriser les applications informatiques professionnelles et la bureautique courante.

Savoir faire :
- Définir l'organisation logistique du bureau de vote,
- Préparer les documents de suivi des décisions administratives en matière d'urbanisme,
- Appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre,
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers,
- Rechercher des informations, notamment réglementaires,
- Vérifier la validité des informations traitées.