Assistant.e administratif.ve chargé.e des rh et du budget au palais galliera f/h

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Paris Musées, établissement public administratif réunissant plus de 1 000 agents, regroupe les 12 musées et 2 sites patrimoniaux de la Ville de Paris. Premier réseau de musées en Europe, Paris Musées a pour missions la valorisation, la conservation et la diffusion des collections des musées municipaux. Les musées et sites de Paris Musées mettent en oeuvre une programmation ambitieuse d'expositions, accompagnée d'une offre culturelle et d'une médiation à destination de tous les publics.
- *Les 12 musées et les 2 sites patrimoniaux sont la Maison de Balzac, le musée Bourdelle, le musée Carnavalet-Musée d'Histoire de la Ville de Paris, la Crypte archéologique de l'Ile de la Cité, les Catacombes de Paris, le musée Cernuschi, le musée Cognacq-Jay, le Palais Galliera, le musée d'Art moderne de Paris, le musée de la Libération de Paris - musée du Général Leclerc-musée Jean Moulin, le Petit Palais-musée des Beaux-Arts de la Ville de Paris, les maisons de Victor Hugo à Paris et à Guernesey, le musée de la Vie romantique et le musée Zadkine. Missions / conditions d'exercice Finalité du poste :
Placé.e sous l'autorité directe de la responsable des ressources humaines et de l'administration (RRHA) du palais Galliera rattachée à la DRHRS de Paris Musées, l' accompagne la RRHA dans la gestion administrative des personnels, dans la préparation et le suivi budgétaire et dans la gestion des moyens généraux du musée.

Principales missions :
L' assure la gestion administrative des activités RH et comptables du musée (environ 90 agents)., assure les missions suivantes :
1/ Pôle RH :
- Accueil, conseil et information des agents sur leurs droits et obligations (titulaires et contractuels CDD et CDI publics).
- En tant qu'interlocuteur de proximité, assure l'interface entre la gestionnaire RH (DRHRS) et les agents pour les questions relatives à leur statut, leur carrière, leur paie, leurs droits à prestations sociales...
- Contrôle chaque mois les états des heures effectuées (heures supplémentaires, travail dominical et de nuit, jours fériés, vacataires) en lien avec les responsables de service et les communique à la DRHRS pour mise en paie. De plus, est force de proposition sur la refonte du circuit de gestion interne des états d'heures des événements privés et sa mise en oeuvre opérationnelle en appui de la RRHA
- Gère les astreintes mensuelles des cadres (recensement des volontaires et services faits), complète le tableau d'état déclaratif et le transmet à la gestionnaire de paie (DRHRS)
- Participe à l'organisation des recrutements et assure l'intégration des nouveaux arrivants
- Participe à l'organisation et au suivi de la campagne des entretiens annuels professionnels
- Recense les besoins en formation dans le cadre du plan de formation annuel pour préparer les arbitrages de la DRHRS et assure le suivi de la réalisation des actions de formation annuelles notamment les formations obligatoires (contrôle les échéances des certifications pour leur recyclage en lien avec les responsables de service)
- Est réfé temps de travail du musée (horaires fixes et variables) et à ce titre est gestionnaire Chronotime du musée
- Est réfé stagiaires pour l'ensemble des services du musée.
- Assure la gestion des ordres de mission des agents du musée


2/ Pôle budgétaire :
Est gestionnaire comptable du musée (dépenses en fonctionnement et investissement)
Veille à la bonne mise en oeuvre des engagements dans le respect des procédures d'achat en place (devis comparatifs, existence des marchés) et des enveloppes budgétaires disponibles
Veiller au respect de la procédure de mise en paiement des factures après validation des services faits (suivi du dépôt dans Chorus Pro et suivi des délais de mandatement)
Travaille en interface avec l'ensemble des services du musée et les services comptables de la DAF qui sont ses interlocuteurs réguliers. A ce titre, participe à la préparation des dialogues de gestion interne et externe menés par le SG et la RRHA
Traite dans l'application métier ASTRE les opérations liées aux commandes (vérification des devis, création de tiers, saisie des bons de commande, des engagements, visas, relances)
Suit et traite les factures dans l'application métier DEMABOX (vérification des factures et du circuit de validation du service fait)
Suit la consommation des crédits délégués au musée, réalisation de virements de crédits, suivi du calendrier d'exécution budgétaire, BP, DM, suivi des rattachements

3/ Pôle moyens généraux :
- Gère le stock des fournitures de bureaux et assure le traitement des commandes des services et leur distribution
- Assure la gestion du courrier des services


D'une manière générale, est force de proposition sur la mise en oeuvre de nouveaux outils de reporting de l'ensemble de son activité (tableaux des effectifs, visites médicales, suivi de réception des commandes, état des stocks de fournitures, etc...) et en assure le suivi

En outre, peut être amené.e à assurer l'intérim de l'assistante de direction en cas d'absence.

La Ville de Paris et Paris Musées accompagnent leurs agentes et agents en situation de handicap. Elle met en place des aménagements à toutes les étapes de leur carrière et quelles que soient les particularités de leur poste.


Selon parcours Profils recherchés Profil :
- Expérience de gestion administrative et budgétaire et de suivi du temps de travail
- Grande rigueur, autonomie et sens de l'organisation
- Gestion des priorités, diplomatie, sens de la confidentialité
- Capacité à travailler en équipe et à prendre des initiatives

Compétences :
- Bonne capacité rédactionnelle, bonne expression orale et aisance relationnelle
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.)
- Maîtrise des fonctionnalités de Chronotime souhaitée
- Maîtrise des applications métier ASTRE, DEMABOX, INSER

Connaissances :
- Connaissances générales en ressources humaines, en finances publiques et en marchés publics
- Connaissance des règles de gestion du temps de travail et des règles statutaires de la fonction publique


1 entretien avec la RRH du musée