Assistante de direction h/f

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Placé sous la responsabilité du responsable du secrétariat général, vous jouez un rôle clé dans l’organisation et la coordination des activités administratives. Vous assistez la direction générale dans la gestion et l’optimisation de ses activités, la préparation des instances et le suivi des dossiers. Missions / conditions d'exercice Secrétariat général :
oAssistance auprès des services
oAssurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes ;
oAssurer les prises de rendez-vous ;
oEnregistrer, classer, pré-archiver les courriers entrants et sortants ;
oSuivre la circulation des parapheurs ;
oGérer les agendas électroniques et contrôler les échéances ;
oGestion de la flotte automobile
oCommandes de fournitures pour les services
oSaisir, mettre en forme des documents divers (courriers, mails, rapports ....), les reproduire et les diffuser ;
oTraiter et diffuser des informations internes et externes ;
oRépondre aux demandes d'informations des services et de l'extérieur ;
oOrganiser les réunions et leurs logistiques ;

Assistance à la Direction Générale :
En complémentarité avec le responsable du Secrétariat général, apporter assistance et conseil auprès du Directeur Général des Services :
oPlanifier les activités du Directeur Général des Services en fonction des échéances
oAccompagner le Directeur Général des Services dans la coordination des différentes directions, notamment dans la préparation et le suivi des Comités de Direction ;
oPrendre en charge des aspects logistiques de la Direction Générale (gestion du stock des fournitures, photocopieur) ;
oCréer et alimenter des tableaux de bord de suivi des activités de la direction ;
oGarantir le respect des échéances et procéder aux relances nécessaires
oAssurer la circulation de l'information entre la Direction générale et les différentes directions ainsi qu'avec le Cabinet ;
oParticiper à l'harmonisation des procédures de la Direction générale ;
oÉtablir des rapports et bilan d'activités concernant la direction générale ;
oStructurer le rangement informatique des documents de la Direction générale ;
oÉlaborer une revue de presse de la Direction générale ;

Instances et événementiel :
oParticiper à l'organisation d'événements internes et à l'organisation matérielle des instances en lien avec le responsable des assemblées ;
oConstituer les dossiers des instances et suivre les actes administratifs en découlant Profils recherchés SAVOIRS :
oConnaissance de l’organisation, du fonctionnement, des compétences et des services de la CAESE
oQualités rédactionnelles confirmées
oMaîtrise des outils informatiques : Word, Excel, Powerpoint, Outlook
oCapacité d'analyse et synthèse

SAVOIRS-FAIRE :
oSens de l’organisation
oMéthodologie

SAVOIRS-ETRE :
oFiabilité
oDiscrétion et réactivité
oDisponibilité
oFaire preuve d’autonomie, d’anticipation et de prise d’initiative
oRigueur
oPrise de recul dans les situations de stress
oPolyvalence

SPECIFICITE DU POSTE :
oDisponibilités horaires ponctuelles

Informations diverses :
- Ouvert aux fonctionnaires ou à défaut aux contractuels,
- Rémunération : selon les grilles indiciaires du cadre d'emplois des rédacteurs + IFSE + CIA + prime annuelle
- Avantages : participation aux mutuelles labellisées à hauteur de 50 % en moyenne, existence d'un contrat groupe prévoyance à adhésion facultative (avec participation), CNAS
- Temps de travail : 1 607 heures annuelles - 38 h 20 hebdomadaires
(25 CA et 18,5 RTT)