Assistant de la direction des soins h/f

Votre mission est d'assister le Directeur des Soins et les Cadres supérieurs de santé à coordonner les activités.


Secrétariat

· Rédiger l’ensemble des documents nécessaires à la demande du directeur des Soins

· Réceptionner le courrier et les appels téléphoniques en assurant le filtrage et la transmission et gérer la boîte mail générique de la direction des Soins

· Gérer les agendas (prise de rendez-vous, déplacements, réunions…) du directeur des Soins et des cadres supérieurs de santé des secteurs cliniques

· Planifier et coordonner l’organisation des réunions Cadres de santé et de la Commission des soins, en assurant le suivi des présences et des mandats

· Assurer la communication interne avec les cadres de santé (et le corps médical si nécessaire)

· Commander les fournitures bureautiques et envoyer les demandes d’interventions

· Traiter les factures et les transmettre au service Comptabilité pour règlement

· Planifier, préparer et saisir les entretiens annuels des membres de la direction des Soins dans le logiciel dédié et les soumettre à signatures


Formation

· Organiser et coordonner la réunion annuelle du comité du pilotage « THE ROOM », en collaboration avec le cadre supérieur de santé référent Qualité

· Etablir les outils de planification des sessions et participer à la préparation des supports de formation

· Être en appui des formateurs lors des sessions de formation en cours


Gestion de projets

Assister le directeur des Soins et les cadres supérieurs de santé sur la gestion de projets (« Challenge Médicament », audits…)


Hébergement Temporaire / Hôtel hospitalier

· Représenter le directeur des Soins lors des réunions du comité de pilotage sur l’hôtel hospitalier

· Réceptionner, traiter et assurer le suivi des factures, transmises par les hôtels, relatives aux séjours de patients ayant bénéficié du dispositif

· Assister la direction quant au choix de nouveaux prestataires (visites d’hôtels, entretiens téléphoniques…) et être leur interlocuteur principal


Gestion du temps de travail

* Construire et mettre à disposition les plannings des cadres de santé et des membres de la direction des Soins

· Saisir dans le logiciel de gestion des temps de travail les absences (congés, RTT, formations…) et gardes des membres de la direction des Soins


Activités transverses

· Assurer la permanence téléphonique de la ligne de garde

· Réaliser et diffuser chaque semaine sur l’intranet le tableau de gardes des personnels médicaux, soignants, administratifs et techniques, en collaboration avec les cadres de nuit

· Mettre à jour chaque mois le classeur de gardes et astreintes

· Etablir et diffuser la liste de gardes trimestrielle des cadres de santé (17-20h)

· Mettre en ligne les rapports de garde quotidiennement sur TEAMS