Un·e assistant.e de direction dcpsl h/f (nouvelle fenêtre)

Raison d'être du poste

Vous assurerez le secrétariat de la direction et du service des ressources transversales (gestion dagendas, travaux bureautiques, accueil téléphonique et physique, planification de réunions). Vous contribuerez à lorganisation du travail de ce service (suivi du temps de travail, archivage, chantiers transversaux) et à la dotation en moyens logistiques et matériels nécessaires au fonctionnement de lactivité de la DCPSL, en lien avec les directions support.

Missions principales

Vous assurez les missions de secrétariat : vous gérez et planifiez lagenda, vous organisez les réunions et accueillez les participant.es, vous administrez le fichier de contacts de la direction, vous traitez le courrier entrant et sortant sur le logiciel dédié (Elise), vous organisez le circuit des parapheurs, vous veillez au circuit des signatures, vous rédigez des compte-rendus de réunions et correspondances courantes, vous mettez en forme les documents produits par la direction et le service des ressources transversales ; vous concevez et actualisez les tableaux de bord (calendrier, suivi, etc.) ; afin d'assurer la continuité du service, vous assurez la polyvalence sur les missions au sein du réseau des secrétaires de la direction et participez au pôle secrétariat de la DCPSL.


Vous assurez le suivi du temps de travail : vous êtes le.la référent.e du logiciel de gestion du temps de travail (Chronos) pour la direction, en lien avec le SRT, et vous assurez le rôle de gestionnaire Chronos pour la direction et le SRT.


Vous assurez des missions logistiques en lien avec le SRT, le pôle secrétariat et les directions support, Vous suivez les commandes de fournitures de bureau et gérez les stocks; vous suivez les aspects liés aux véhicules de service et engins de la direction et assurez le suivi des prestations directes aux agent.es (cartes vertes, cartes essence, contraventions, constats daccidents de voiture), vous gérez et délivrez les tickets de transport ; vous faites les demandes d'interventions en matière de locaux et de mobilier : vous saisissez le régisseur bâtiment pour les demandes dinterventions de maintenance bâtiment; vous organisez la vérification périodique et le réassortiment des trousses de secours des services.
Vous assurez des missions d'archivage : en lien avec le SRT, le pôle secrétariat et les directions support, vous créez et utilisez un plan de classement, vous classez et archivez ; vous pilotez le versement ou l'élimination des archives de la direction, en lien avec la direction des systèmes darchives et les référent.es identifié.es dans les services ; vous pilotez larchivage numérique et le nommage des dossiers des documents enregistrés sur le serveur de la DCPSL.
Vous assurez des missions informatiques : en lien avec le SRT, le pôle secrétariat et les directions support, vous suivez le développement des outils métiers et contribuez à la démarche de transformation numérique de la DCPSL en accompagnant la direction dans les évolutions liées aux différents chantiers informatiques transversaux (dématérialisation des notes, courriers, parapheurs, conventions) ; vous assurez le suivi du parc informatique et téléphonique fixes et mobiles de la DCPSL et le prêt des matériels spécifiques (disque dur externe, enceintes, vidéo projecteurs, rallonges informatique et électriques...), ainsi que leur qualité d'ensemble, et suivrez linstallation des lignes informatiques et laffectation des lignes téléphoniques ; vous effectuez les demandes de mises à jour de lannuaire départemental ainsi que sur les postes téléphoniques individuels des agent.es.

Profil

Vous avez déjà une expérience significative dans le secrétariat de direction, au sein d'une administration publique ?

Diplômes permettant laccès au grade de rédacteur territorial
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Informations complémentaires

Le Département est ouvert à la diversité et facilite laccueil et lintégration des personnes en situation de handicap