Sous la supervision du Directeur Administratif et Financier, le·la Responsable Financier·ère Opérationnel·le (RFO), a pour mission principale d'assurer le suivi et le contrôle administratif et financier des projets du Geres, de leur conception à leur clôture, dans le respect des obligations partenariales, légales et des procédures internes. Il·Elle apporte conseil et support aux équipes terrain.
Il·Elle travaille en relation étroite :
- D'une part, avec l'Equipe Asie du Sud Est : la direction, les représentant·e.s pays, les chef·fe.s de projets, les responsables administratifs et financiers des antennes terrain et des partenaires, et le service communication & levée de fonds du siège .
- D'autre part, avec le Directeur de GEX et l'ensemble de l'équipe de ce Service.
PRINCIPALES ACTIVITÉS DU POSTE
1/ Participer à l'élaboration des budgets des projets
Contrôler, compléter et amender le budget interne terrain selon les règles internes.
Elaborer les plans de financement en lien avec les chefs de projets et la responsable de levée de fonds et dans le respect de la procédure d'engagement.
Décliner le budget interne dans le format des bailleurs et dans le respect de leurs règles.
Etablir les dossiers administratifs et financiers prévus pour les dépôts auprès des bailleurs.
Pour l'équipe GEX : gérer le GexBoard et les différents outils spécifiques à GEX.
2/ Coordonner l'élaboration du budget régional
Accompagner les chefs de projet et les directeurs régionaux dans l'actualisation des budgets pays et région, des plans de charge et des plans de financement.
Consolider le budget régional.
Participer à la validation du budget avec la direction régionale, DAF et DG.
3/ Suivre la mise en œuvre administrative et financière des projets
Contrôler le respect des règles internes et bailleurs.
Superviser la contractualisation avec les partenaires techniques et les sous-traitants.
Accompagner les Chefs de projet dans le suivi budgétaire des projets, et réaliser le reporting financier.
Alerter sur les écarts.
Mettre à jour les plans de financement.
4/ Superviser les comptabilités du terrain
Vérifier et valider la comptabilité mensuelle générale et analytique des antennes, dans le respect notamment des procédures d'engagement et de passation de marché.
Préparer les importations des comptabilités terrain dans la comptabilité siège.
Contrôler la trésorerie, les dossiers RH (contenu), la logistique (respect des procédures).
5/ Alimenter la comptabilité siège
Valider les dépenses projets à payer depuis le siège.
Contrôler les imputations analytiques (Récap RH, Notes de frais).
Participer aux travaux de clôture comptable semestrielle et annuelle.
6/ Gérer les contrats et conventions de partenariat financier
Assurer la relation avec les bailleurs sur la gestion administrative et financière des contrats et conventions, dans le respect des échéances contractuelles.
Réaliser le reporting financier auprès des bailleurs et s'assurer que l'ensemble des règles prévues par les conventions sont respectées.
Superviser et/ou préparer les audits.
7/ Participer à l'optimisation générale des processus de gestion internes et mener des projets transversaux
Participer à l'amélioration du contrôle interne en proposant des améliorations de procédures et développer les outils nécessaires pour un accompagnement administratif et financier efficace des directions régionales et des projets.
Appuyer les antennes et/ou les partenaires locaux : missions, audits, formations, capitalisation, appui juridique et RH.
8/Participer à des travaux comptables et à la vie d'équipe du Service Administratif et Financier
Participer à des travaux de rapprochement, de vérification de documents (notamment RH) en vue de leur utilisation pour des imports comptables.
Participer à tout type de travaux liés à la comptabilité siège du Geres à la demande du Directeur Administratif et Financier.
Participer aux réunions d'équipe mensuelles et réunions trimestrielles des Responsable Financier·ère Opérationnel·le.
Profil :
Formation et expérience :
Formation supérieure Bac + 4/5 en école de commerce ou master 2 orienté finance/audit (exigé).
Expérience minimum de 3 ans en audit et/ou contrôle interne (exigé).
Expérience minimum de 2 ans en ONG sur des postes à profil financier siège et/ou terrain (souhaité).
Aptitudes et compétences :
Autonomie, méthode, rigueur (exigé).
Esprit d'équipe, flexibilité (exigé)
Anglais (exigé).
Excellente maîtrise d'Excel et des outils informatiques classiques (Word, Power Point) (exigé).
Connaissance des règles des principaux bailleurs publics (EuropeAid, FFEM-AFD) (souhaité).
Bonne connaissance de la comptabilité et du fonctionnement des logiciels comptables (CEGID) (souhaité).
Connaissances juridiques, RH (un plus).
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