Assistant en gestion administrative télécom f.h

À propos de nous

Organisée autour de 4 campus stéphanois et d’un campus roannais, l’Université Jean Monnet (UJM) accueille près de 20 000 étudiants et 1 500 personnels. L’UJM affirme son identité pluridisciplinaire et propose une offre de formation initiale, continue, en alternance, de niveau bac+3, bac+5 et doctorat.

Le poste à pourvoir est situé sur le campus de Télécom Saint-Etienne et l’agent recruté sera affecté à la Direction des Relations Internationales.


Mission

POSITIONNEMENT

Rattaché à Télécom Saint-Etienne, et sous la responsabilité fonctionnelle d’Émilie Gamet, Directrice des Relations internationales, et hiérarchique du responsable du pôle relations extérieures.

MISSIONS & ACTIVITES

2 missions principales

-Relations internationales : partenariats, mobilité entrante et sortante des étudiants de TSE

-Gestion des emplois du temps

Relations internationales, en binôme avec l’assistante RI en poste :

1.Gestion et suivi des mobilités étudiantes

Accompagner les étudiants dans leurs démarches de mobilité sortante (candidatures, bourses…).

Accueillir et suivre les étudiants étrangers en mobilité entrante (candidatures, inscription, intégration…).

Assurer la gestion administrative des échanges et le suivi des étudiants (vérification des pièces des dossiers, rappels, relances…).

2.Benchmarking des partenariats internationaux

Assurer la veille et l’actualisation des opportunités de mobilité et de financement international. Collaborer aux échanges avec les futurs partenaires.

3.Organisation d’événements et de programmes internationaux

Participer à l’organisation de réunions d’information sur la mobilité internationale.

Participer à l’accueil de délégations étrangères

Collaborer à l’organisation de journées dédiées à l’international.

Emplois du temps, en coordination avec une équipe de 3 à 4 personnes (enseignant-chercheur en charge de la coordination pédagogique, gestionnaire(s) de scolarité et gestionnaire RH) :

1.Élaboration et gestion des emplois du temps

Concevoir et mettre à jour les emplois du temps des étudiants et des enseignants en tenant compte des contraintes pédagogiques, administratives et logistiques.

2.Coordination et communication

Informer les étudiants et les enseignants des éventuelles modifications d’emploi du temps.

Gérer les demandes de modifications et les ajustements en fonction des imprévus (absences, annulations, événements spéciaux).

3.Gestion des aléas et résolution des conflits

Anticiper et gérer les conflits d’emplois du temps

Assurer un suivi régulier et mettre en place des ajustements en fonction des retours des parties prenantes.


Profil

Une connaissance des logiciels spécifiques n’est pas demandée mais une aisance avec les outils numériques est nécessaire

Maîtrise de l’anglais

Aisance relationnelle et dans la communication écrite et orale

Capacité d’adaptation et de travail en équipe.

Sens de l’organisation et rigueur dans le suivi des dossiers

Dynamisme et réactivité