Assistant de production f/h

Missions
 Sous la responsabilité du Directeur, assiste l’ensemble des services de l’entreprise dans la gestion
administrative des activités,
 Assure le suivi des véhicules de l’entreprise,
 Assure le suivi des pointages et des notes de frais en lien avec le service RH centralisé,
 Assiste les Chargés d’affaires dans le suivi administratif des affaires,
 Assiste les chargés d’affaires dans les réponses aux appels d’offres,
 Assiste le service QSSE sur les accès site, les aspects administratifs et le suivi des aptitudes médicales et
habilitations,
 Assiste les différents services de l’entreprise dans la rédaction des commandes.
Principales tâches
RH
 Centralise les pointages des équipes travaux,
 Saisit les pointages dans l’outil informatique prévu et contrôle la cohérence,
 Enregistre les pointages des personnels hors travaux,
 Saisit les notes de frais travaux.
AFFAIRES
 Met à jour le carnet de commande client selon les éléments reçus,
 Ouvre les numéros d’affaire sur DEAL,
 Veille à la mise à jour EROS auprès des Chargés d’affaires dès le début des affaires,
 S’assure de l’envoi des accusés de réception des commandes clients avec les chargés d’affaires,
 Assure le suivi de la facturation avec les Chargés d’affaires sur la base du tableau de facturation EROS,
 Consolide les brouillons de factures pour envoi au service facturation centralisé,
 Rédige et envoie les commandes fournisseurs sur affaires ou structure,
 Rédige les contrats de sous-traitance liés aux affaires en lien avec les Chargés d’affaires,
 Réalise un tableau de synthèse hebdomadaire des heures réalisées sur affaires,
 Réalise un tableau hebdomadaire des dépenses engagées sur affaires,
GESTION DE LA FLOTTE VEHICULES ENTREPRISE
 Tient à jour la liste des véhicules de l’entreprise,
 Récupère le kilométrage des véhicules mensuellement,
 Assure le suivi des cartes carburant associées aux véhicules de service.
ADMINISTRATIF
 Veille à la mise à jour administrative des plateformes clients,
 Gère les commandes de fournitures et consommables,

 Réalise les dossiers administratifs dans le cadre des appels d’offres.
QHSE
 Gère les demandes d’accès des intervenants sur sites clients,
 Participe à la rédaction des documents d’affaires (plan de prévention, PPSPS, Modes opératoires, …),
 Assure le suivi des visites médicales et des formations.
COMMUNICATION
 Newsletter
 Site Internet
 Likedin


Responsabilités / Autorités / Relations
 Relations hiérarchiques
o Est sous la responsabilité hiérarchique du Directeur.
 Relations fonctionnelles
o Est en relation avec les services de l’entreprise dans leurs domaines respectifs.
 Relations Externes
o Représente l’entreprise auprès des clients en lien avec les chargés d’affaires sur les aspects
administratifs et suivi des affaires.
o Est en relation avec les autorités et les administrations (inspection du travail, organisme de contrôle,
…) dans le cadre de ses missions.
o Est en relation avec les fournisseurs dans le cadre de ses missions.
o Est en relation avec les sous-traitants dans le cadre de ses missions.
En cas d’absence :

Fonction de remplacement :
Compétences
Compétences techniques
- Utilisation d’outils bureautiques (Excel, Word, Power Point, MS Project, Outlook)

- Maitrise de SAP Obligatoire
- Capacité à communiquer en anglais (oral et écrit) et l'espagnol serait un plus
- Connaissance des règles administratives applicables dans le cadre des affaires,
- Connaissances et application des règles de Santé Sécurité et Environnement applicables dans les activités de
l’entreprise,
- ,
Compétences managériales
- Posséder un sens aigu de l’organisation et une grande rigueur
- Capacité à communiquer par oral et écrit
- Initiative, anticipation, organisation
- Autonomie
- Disponibilité
- Travail en équipe
Aptitudes / Formations
- Formation à la gestion des contrats de sous-traitance
- Formation aux outils informatiques de l’entreprise


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Merci de postuler uniquement si vous êtes en mesure de vous présenter sur le lieu de travail à la date et à l'heure prévues, et si vous possédez, le cas échéant, un titre de séjour valide pour la durée de la mission. A défaut, votre candidature ne pourra pas être prise en considération. Merci par avance pour votre compréhension.