Vos missions seront les suivantes :
- Suivre les notifications journalières en lien avec le courrier d'accord OF et le calendrier des sessions de formations
- Transmettre un mail pour accuser réception de l'inscription si moins de 4 inscrits à la session
- Transmettre un mail pour accuser réception de l'inscription et confirmation de la formation si plus de 4 inscrits à la session
- Garantir sur la plateforme client les sessions de formation dès que 4 inscrits
- Prévenir les inscrits par mail de la confirmation de la session
- Réserver les salles de formations dès que la session est garantie
- Etablir et transmettre la convocation de formation à chaque inscrit
- Etablir et transmettre au formateur la feuille d'émargement et le questionnaire à chaud de la session de formation
- Réceptionner et classer la feuille d'émargement en vue de la facturation
- Réceptionner et classer les résultats des QAC en vue de traitement des réponses (critère QUALIOPI)
- Etablir le certificat de réalisation pour chaque inscrit d'une session
- Procéder à la facturation du client en rapprochant l'accord OF, le certificat de réalisation de chaque adhérent
- Déposer la facture et ses annexes sur la plateforme du client
- Traiter les réclamations relatives aux factures émises
- Répondre aux appels téléphoniques et aux mails, ainsi que les demandes particulières des adhérents
- Etablir des devis et conventions de formation pour les adhérents ne souhaitant pas s'inscrire dans le cadre de l'action collective
- Planifier les sessions de formations INTER et INTRA en lien avec les agendas des formateurs
- Mettre à jour le calendrier des sessions de formations et du tableau de management visuel
- Saisir les sessions de formations sur la plateforme client
- Contrôler la cohérence des agendas des formateurs avec les sessions
- Préparer le bilan annuel
Vous travaillez 4 ou 5 demies journées dans la semaine (soit le matin, soit l'après midi).
Le contrat débutera début mai. 3 semaines de fermeture estivale sont à prévoir (du 4 au 23 août)
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