Assistant de direction/ contrat art. l 332-8,2°

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Rédacteur
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Appellation usuelle du poste : Assistant de Direction
Filière, catégorie et grade
- Filière : Administrative
- Catégorie : B
- Grade : Rédacteur territorial
- Cadre d'emplois : Rédacteurs territoriaux

Relations fonctionnelles
- Services internes : Direction générale, services administratifs, services techniques, services financiers
- Agents : Directeur, adjoints administratifs, gestionnaires, équipes de projet
- Interlocuteurs externes : Partenaires institutionnels, prestataires de services, fournisseurs, élus locaux
Missions / conditions d'exercice Missions et activités du poste
Missions principales : (80% du temps de travail effectif)
- Assurer une aide permanente à la direction en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, de classement et de suivi des dossiers
- Gérer l'agenda du directeur et organiser les réunions
- Préparer et rédiger des documents administratifs (courriers, notes, comptes rendus)
- Assurer la liaison entre la direction et les différents services
- Suivre et classer les dossiers administratifs
- Participer aux groupes de travail des assistantes de direction

Missions secondaires : (20% du temps de travail effectif)
- Appui technique à la création et de la mise en forme des supports de communication visuelle de la collectivité.
- Mettre à jour le site internet et les réseaux sociaux de la collectivité.
- Participer à la réalisation de campagnes de communication spécifiques (élections, événements culturels, etc.).
- Participation éventuelle à l'organisation d'événements culturels et artistiques

Autonomie et responsabilité
L'assistant de direction bénéficie d'une autonomie importante dans l'organisation de son travail quotidien. Il est responsable de la gestion administrative et organisationnelle de la direction. Il doit faire preuve d'initiative pour anticiper les besoins et assurer un suivi rigoureux des dossiers. Sa responsabilité inclut la confidentialité des informations traitées et la gestion efficace des priorités.

Moyens techniques
- Moyens humains : Collaboration avec les équipes administratives et techniques
- Moyens matériels : Ordinateur, logiciels de bureautique, outils de gestion documentaire, téléphone, accès à internet
- Moyens financiers : Budget alloué pour les fournitures de bureau et les frais de déplacement

Conditions d'exercice et contraintes
Conditions d'exercice :
- Poste basé dans les locaux de la collectivité
- Horaires de travail : 35h par semaine, avec possibilité d'heures supplémentaires en fonction des besoins
- Travail en équipe et en collaboration avec différents services

Contraintes :
- Gestion de la pression liée aux délais serrés et aux imprévus.
- Adaptabilité et réactivité face aux changements de priorités.
- Respect des règles de confidentialité et de communication institutionnelle.
- Travail en bureau avec des déplacements possibles pour des événements ou des réunions.
- Respect des délais et des priorités définies par la direction.
- Disponibilité pour des réunions en soirée ou en dehors des horaires habituels
Profils recherchés Compétences requises
Niveau requis : Bac+3
Formations et qualifications nécessaires :
- Formation ou expérience en gestion administrative
- Maîtrise des outils de communication digitale
- Connaissance des outils de bureautique et de création graphique.
- Maîtrise des techniques de rédaction et de communication.
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)
- Connaissance des logiciels de gestion documentaire (Wimi)

Compétences relationnelles :
- Sens de l'organisation et rigueur
- Capacité à travailler en équipe
- Aisance relationnelle et diplomatie
- Discrétion et confidentialité