Assistant(e) administratif

Descriptif du poste

Assistant/e Administratif

Basée à Tremblay en France à proximité de la gare du RER B Charles de Gaulle 1, l’association JEREMY (Jeunes en Recherche d’Emploi sur la plate-forme de Roissy) est depuis 25 ans un acteur clef de la formation professionnelle et de l’insertion dans le domaine de l’aérien et de l’aéroportuaire sur Roissy et Orly.

Elle accompagne chaque année vers l’emploi de nombreux demandeurs d’emploi.

L’association JEREMY recrute un/une assistant(e) administratif.

Sa mission sera d’assurer la gestion administrative de l’association, d’agir en support de l’équipe pédagogique et de formateurs et comporte des éléments relatifs au suivi des contrats, de la paie et de la facturation.

Au-delà des compétences administratives, il est souhaité un intérêt pour l’insertion, la formation professionnelle et l’accompagnement des demandeurs d’emploi.

1/ Fonctions

1.1 Gestion administrative

* Gestion des mails et du courrier,
* Traitement administratif de dossiers (fournisseurs, locaux, assurances, AKTO …),
* Suivi de tableaux de bord (taxe apprentissage, suivi facturation, suivi entretien locaux …),
* Archivage des dossiers administratifs,
* Frappe de documents et de lettres (occasionnellement).

1.2 Support de l’équipe

* Gestion administrative des contrats et de la paie de formateurs en CDD / saisie des nouveaux formateurs,
* Suivi mensuel des EVP (Eléments Variables de Paie, Tickets Restaurant), Communication d’informations en interne,
* Organisation d’évènements (formations, réunions, réceptions),
* Commande de fournitures.

1.3 Comptabilité et facturation

* Préparation des virements des factures fournisseurs,
* Classement des factures,
* Première interface avec la comptabilité (externalisée),
* Saisie des absences des stagiaires en formation en amont de la facturation,
* Vérification des factures de la sous-traitance,
* Facturation de l’activité JEREMY
* Location de salles.

2/ Compétences requises

* Intérêt pour le secteur de la formation professionnelle et l’insertion,
* Sens de l’équipe, écoute et réactivité,
* Connaissance des outils bureautiques (traitement de texte, tableurs, PowerPoint…) et capacité à maîtriser des logiciels de gestion interne (Safir – SC Form Sofia, Chorus Pro)
* Bonnes capacités de communication écrite et orale
* Précision et rigueur
* Sens de l’organisation, autonomie
* Sens des priorités et du respect des échéances

Horaires : Administratif

Avantages : RTT - Ticket Restaurant – 1 jour télétravail par semaine

Salaire selon expérience

* L’Association JEREMY étant une petite structure, il peut être demandé occasionnellement de participer à la vie de l’entreprise au-delà de la stricte fiche de poste (accueil, standard ...).
Secteur
* Formation technique et professionnelle