Assistant(e) de direction h/f

Dans un rôle significatif d'appui de la direction, l'assistant.e de direction exerce une mission clef dans l'activité de l'établissement. Sur des fonctions polyvalentes, il.elle assiste la direction dans la gestion des tâches administratives courantes.


CONTEXTE ET ENVIRONNEMENT DU POSTE :


Relations internes au groupe SOS:Services comptable, RH, paie, Assistante direction DG Solidarités, informatique,CSE



Relations avec l’extérieur: Administration Pénitentiaire, OPCO, Fournisseurs, Prestataires, Bailleurs,...


I. GESTION DES RESSOURCES HUMAINES


Tenue des dossiers du personnel et réalisation des formalités administratives (entrées, sorties, mises à jour)


Réalisation et transmission des éléments variables de paie (EVP)


Déclaration et suivi administratifs (déclaration AT, AM, enregistrement congés)


Rédaction des promesses d’embauche et contrats de travail


Interlocutrice privilégiée des salariés sur les questions liées aux ressources humaines


Gestion auprès des organismes de formation (OPCO, sites qualifiants, actualisation du PDC)


II. GESTION ADMINISTRATIVE


Gestion et traitement des courriers/courriels


Rédaction et mise en forme de tout document (attestation d’hébergement, avance financière, demande de sauf-conduits, compte-rendu des réunions ect)


Gestion des déplacements professionnels et usagers (transport, hôtel, frais liés)


Traitement des notes de frais, Gestion des contrats conclus avec les fournisseurs, Classement des dossiers et archivage, Commande des fournitures et outils de travail pour le personnel


III. GESTION FINANCIERE


Alimentation, enregistrement et contrôle de la caisse


Réception et mise en paiement des factures


Rédaction des bons de dépenses et des suivis comptables


Etablir les factures mensuelles, dépôt sur CHORUS-DT et suivi


Aide à la clôture du budget de l’année N et à la préparation du budget de l’année N+1 (Budget réalisé et budget prévisionnel)


IV. GESTION INFORMATIQUE


Lien avec le prestataire informatique et Gestion du parc informatique et téléphonique


V. SOUTIEN OPERATIONNEL


Soutien de la direction et de l’équipe sur les modalités organisationnelles (planning d'astreinte, recensement des congés, interventions d’entreprises extérieures liées aux logements)


Prospection de nouveaux fournisseurs/entreprises de services à la demande de la direction