Pro distribution - assistant administratif / assistante administrative (h/f)

Rattaché(e) à la Direction Technique, en sa qualité d’Assistant administratif, les attributions seront notamment les suivantes :

Au quotidien/ traitement des demandes magasin

Traitement quotidien des demandes magasin / pré-demandes

Vérification auprès des directeurs magasin et de la Directrice Technique de la fiabilité la demande (description de la panne)

Transformation de la pré-demande en demande d’intervention

Envoi de la demande d’intervention (DI) au prestataire – faire faire plusieurs devis si montant important

A J+1, vérification de l’état d’avancement de la DI dans GDM

A J+2, vérification de l’intervention auprès du directeur

A J+1, vérification de la réception du devis par email

Transmission du devis auprès du service technique

Enregistrement du devis contresigné dans GDM

Transmission du bon pour d’accord au prestataire via GDM

Demande auprès du prestataire de la date d’intervention via GDM

Relance des demandes en attente de devis, de date d’intervention, de facture…. auprès des prestataires via GDM deux fois par semaine

Rapprochement entre le devis et la facture. Si facture ok et DI clôturée, enregistrement de la facture

Enregistrement en PDF renommé du double de facturation dans un dossier commun pour partage avec le service comptabilité

2. Gestion du préventif et du réglementaire (froid, sécurité incendie)

Saisie dans GDM des plannings de nettoyage des meubles froids, donnés par ACR mensuellement

Transmission aux DM et MR des dates d’intervention à S+1

Constitution du dossier de suivi du nettoyage par magasin (certification de réalisation)

Vérification de la bonne exécution de la prestation. Report si nécessaire

Démarche identique pour les portes automatiques et les montes charges sauf concernant la planification

3. Q18 – vérifications réglementaires périodiques électriques

Suivi des alertes Quali Consult

Edition, sur Quali Consult, de 3 rapports :

Rapport de vérification périodique des installations électriques / code du travail

Rapport technique

Q18

Envoi de ces rapports aux prestataires (électricien/ascensoriste/froid/matériel de manutention/gaz) pour les levées de réserves et saisie de la demande dans GDM

Transmission aux magasins des jours d’intervention

Suivi dans GDM comme pour les demandes d’intervention magasin (cf point 1)

Enregistrement dans le dossier (G technique) de toutes les pièces

4. Préparation des commissions de sécurité

Information du DM/MR/DR d’une prochaine commission de sécurité

Information des différents services concernés par la commission de sécurité (formation, exploitation, Antoine) – et récupération des documents (ex : formation)

Constitution du dossier administratif et classement des pièces dans le G technique

Rapports de vérification

Factures et/ou certificats, contrats concernant extincteur, RIA, alarme incendie, DAE, désenfumage,

issues de secours, éclairage de sécurité, plan magasin + signalétiques d’évacuation et d’information (ex TGBT)

Vérification auprès du DM de la présence du registre de sécurité

Constitution d’un dossier papier de ces éléments pour remise au magasin concerné

Même démarche à la suite de la visite de l’inspection du travail, CRAMIF ou demande d’un syndic/copropriété.
5. Alimentation de la base de données GDM

Autorisations administratives

Plans

Contrats

Commissions

Données prestataires

Répartitions

6. Suivi des indicateurs

Mise en place de tableau de bord de suivi de l’activité via GDM

Pannes récurrentes par magasin

Réactivité des prestataires

Vérification de l’application du contrat cadre

Suivi des sinistres……

Clôture des demandes

D’une manière générale, le Salarié sera chargé de l’ensemble des travaux d’ordre administratif qui seraient rendus nécessaires par les besoins du service.
Nous recherchons un·e professionnel·le rigoureux·se et adaptable, capable de gérer efficacement son temps et de communiquer avec aisance. Vous êtes doté·e d’une attention particulière aux détails, essentielle pour garantir la précision des informations traitées.
Votre capacité à vous adapter à un environnement dynamique et votre bon niveau de communication écrite et orale seront des qualités déterminantes.
Compétences comportementales :

Organisation : Vous savez structurer vos tâches pour optimiser votre efficacité.
Communication : Vous êtes à l’aise pour échanger avec différents interlocuteurs.
Attention aux détails : Vous veillez à la précision des informations traitées.
Gestion du temps : Vous savez prioriser vos tâches pour respecter les délais.
Adaptabilité : Vous vous ajustez facilement aux changements et aux nouvelles situations.