Responsable du service 1er cycle h/f

Référence 16488-Médecine


RÉSUMÉ DU POSTE

- Coordonner les activités de gestion : inscriptions pédagogiques, organisation des choix de stage,

suivi des stages, organisation du service sanitaire des étudiants en 3e année, gestion de la campagne de candidature à la Licence SIAS ;

- Constituer les groupes d'étudiants en lien avec le service des planning ;

- Construire le calendrier des enseignements de évènements en lien avec le service des planning ;

- Construire le planning annuel du service en lien avec le Responsable de Scolarité ;

- Modéliser les années de formation (structure des enseignements de modalités de contrôle des

connaissances) ;

- Participer à la mise en page et au processus de validation des sujets ;

- Organiser la tenue des examens en coordination avec les services planning, reprographie et

numérique de l'UFR ;

- Suivre l'avancement des corrections, traiter et diffuser les résultats ;

- Préparer et coordonner les différentes commissions et jurys.


DESCRIPTIF DES ACTIVITÉS

- Veiller à l'application des règlements des études en lien direct avec le Conseil pédagogique de l'UFR et la Direction des Études de l'Université ;

- Préparer des fiches de procédure pour les agents de l'équipe ;

- Coordonner les communications à destination des étudiants et des enseignants ;

- Veiller à la conformité et à l'actualisation des informations du domaine 1er cycle sur le site internet de l'UFR ;

- Accueillir et orienter les étudiants et les enseignants

Encadrement : Oui


Conditions particulières d'exercice

Apogée (progiciel des gestion des établissements de l'enseignement supérieur), logiciel de correction IRIS, système d'évaluation numérique sur tablette SIDES, plateforme de choix-évaluation des stages UStage (anciennement DIOSEL), portail de candidature eCandidat, plateforme d'apprentissage en ligne Moodle

_ Suite bureautique

_ Bonne connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'enseignement supérieur, de la recherche et des Universités.


PROFIL RECHERCHÉ

Connaissances

- Connaissance générale des techniques de gestion administrative

- Connaissances générales de l’organisation des études de médecine

- Organisation et fonctionnement du milieu universitaire

- Réglementation applicable au domaine d’activité professionnelle

- Statuts, règlements et procédures de gestion des personnels des établissements publics

d’enseignement supérieur et de recherche

Savoir-faire – Compétences opérationnelles

- Organiser, planifier, animer et coordonner le travail de l’équipe pour assurer les missions de l’équipe et garantir la continuité du service

- Savoir rédiger une note de synthèse, des courriers administratifs, des comptes rendus suite à des

réunions, des documents d’information technique ou réglementaire

- Savoir hiérarchiser et prioriser les tâches en fonction du calendrier et de l’activité du service

- Assurer la bonne circulation de l’information auprès des agents encadrés

- Identifier les besoins de formations auprès des agents encadrés


- Gérer les conflits si besoin

- Gérer le planning des congés des agents du service ainsi que les autorisations d’absence

- Conduire un entretien professionnel et animer une réunion

- Maîtriser les outils de gestion et de communication informatiques, assister les utilisateurs

- Appliquer et faire appliquer les textes réglementaires

- Structurer et rédiger un document d’information technique ou réglementaire

- Compréhension et expression écrite et orale en anglais (ou une autre langue étrangère) de niveau 1

- Conduite de projet

Savoir-être – Compétences comportementales

- Bon relationnel

- Rigueur

- Autonomie et organisation

Niveau de diplôme souhaité (le cas échéant)

Niveau III - Bac+2 DUT BTS ou diplôme équivalent