Secrétaire administratif (h/f)

Rattaché(e) au(à la) responsable de la formation filière maritime, vous êtes l'interface de communication entre les interlocuteurs externes et internes et vous assurer la gestion administrative des dossiers des bénéficiaires en collaboration avec l'assistant(e) de formation.

Vos missions principales sont les suivantes :

- Assurer l'accueil général sur la filière/le service, et ponctuellement sur la structure ACPM ;

- Informer sur le déroulement du dispositif/convention/prestation ;

- Orienter le public sur des dispositifs ou prescripteurs correspondants externes ;

- Conseiller et assister un interlocuteur dans des démarches administratives ;

- Promouvoir les différents dispositifs ACPM.

- Assurer la conception, le contrôle et le suivi du dossier administratif du bénéficiaire (livret, convention, contrat de formation/contrat d'engagement/contrat de résidence, convocation, carnet bord, rémunération, frais, inscription aux examens, suivi des résultats, attestations.) ;

- Participer à la régularisation de problèmes administratifs liés aux dossiers du bénéficiaire ;

- Effectuer les démarches administratives appropriées en cas d'absence non justifiée ou de manquement aux engagements contractuels ;

- Alerter le responsable des problèmes/difficultés concernant un bénéficiaire ;

- Gérer les litiges administratifs simples : documents absents ou erronés.

- Assurer la gestion des courriers départ - arrivée de la filière/du service ;

- Assurer la gestion et la communication des plannings (salles, RDV, affichage, dossiers.) ;

- Collecter et saisir des données sous base de données ou logiciel métier (SOFIA, BREDEA, ARAMIS, .) et sur plateforme externe (extranet Région SAFRAN, Docapost, Kairos, AGEFIPH, OPCO, Etat, FSE, Départements, DRDJSCS, .) ;

- Assurer la transmission des documents contractuels de la filière/du service dans le respect des cahiers des charges, des conventions et des délais, en interne, aux partenaires, aux commanditaires, aux financeurs ;

- Alerter le responsable des problèmes/difficultés concernant une convention/action ;

- Participer au suivi des commandes et des livraisons concernant les dépenses de la filière/du service.

Profil recherché :
Vous maîtrisez les outils de bureautique, les TIC et les logiciels métier, et vous connaissez le cadre administratif et juridique lié à la formation.

Vous disposez également de notions en comptabilité, gestion et d'une bonne compréhension des réseaux sociaux et professionnels. Réactif, organisé(e), à l'écoute et diplomate, vous savez faire preuve de patience, de discrétion et d'adaptabilité.

Prêt(e) à donner vie à vos ambitions en tant que secrétaire administratif(ve) ? Envoyez-nous votre candidature dès maintenant !