Assistant(e) formation f/h

Informations générales Organisme de rattachement Hôpital Henri-Mondor Référence APHP_2025-16562 Date de début de diffusion 16/06/2025 Date de parution 24/11/2025 Localisation Créteil Nature de l'emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels Domaine / Métier Ressources Humaines - Responsable d'ingénierie de formation Intitulé du poste Assistant(e) formation F/H Description du poste GESTION DES STAGES o Appliquer et suivre la procédure de stage, o Gérer et suivre les dossiers de stage accepté/refusé en lien avec le tuteur, o Renseigner et actualiser le tableau de suivi, GESTION ADMINISTRATIVE DES ACTIONS DE FORMATION o Programmer les sessions en lien avec les intervenants et les organismes, o Participer à la mise en œuvre d’une action de formation Gérer les diffusions, les inscriptions, les convocations, Etablir les conventions de formation, Elaborer les tableaux d’inscription en ligne sur Excel, Utiliser le logiciel HRa formation pour créer les formations, saisir les présences/absences et clôturer les sessions de formation, GESTION FINANCIERE o Appliquer et suivre les procédures liées aux achats de formations collectives et individuelles payantes dans le respect du Code des Marchés Publics en lien avec l’Economat, o Utiliser l’outil SAP pour la création des demandes d’achat pour l’obtention du bon de commande, o Effectuer le service fait (bon pour paiement), o Renseigner et actualiser le tableau budgétaire, ACCUEIL ET GESTION LOGISTIQUE DU SERVICE o Assurer la permanence du service formation sur des plages horaires définies, o Assurer l’accueil physique et téléphonique du public interne et externe, o Gestion des salles de formation : Gérer les réservations, Assurer l’ouverture et la fermeture, Superviser l’installation et la remise en état des salles, Contrôler le bon état et la disponibilité du matériel, o Effectuer les commandes de fournitures (SAP) et les demandes d’intervention technique (ISILOG SAPHIR), COMMUNICATION INTERNE ET EXTERNE o Diffuser et publier les offres de formation, o Être le lien privilégié entre : Les intervenants et les organismes internes et externes, Le réseau service formation AP-HP et le centre de formation PICPUS Les agents, les directions et les DMU Les missions seront amenées à évoluer en fonction des besoins du service formation et de la règlementation. Descriptif du profil recherché Maîtriser les outils et les techniques d'assistante : o Bonne maîtrise de l'outil bureautique et informatique : Excel, World, Outlook, Internet o Connaître la structure et le fonctionnement des hôpitaux. Les qualités professionnelles : o Avoir le sens de l'organisation et des priorités, o Sens du travail en équipe, o Avoir l'esprit d'initiative et savoir être réactif(ve), o Savoir rendre compte à sa hiérarchie, o Posséder des qualités relationnelles d'accueil et de conseil, o Faire preuve de discrétion et de disponibilité o Communication / relation interpersonnelles o Capacité à s'inscrire dans une structure hiérarchisée Localisation du poste Europe, France, Île-de-France, Val de Marne (94)