Chargé d'accueil et des services généraux (h/f)

Chez Shark Robotics, nous créons des robots terrestres pour la sécurité incendie, le déminage, et la défense, avec un objectif : sauver des vies et optimiser l'efficacité opérationnelle. Nous recherchons des talents passionnés, prêts à relever des défis et à apporter leur contribution à des solutions innovantes. Rejoignez-nous à La Rochelle, aux abords de l’Ile de Ré, pour développer votre potentiel au sein d'une équipe engagée et innovante pour une robotique au service de l'humain.

Les avantages :


Chargée d’accueil et des Services Généraux (H/F) à compter de février 2025

Il/elle est garant(e) de certaines tâches administratives et organisationnelles du site et gère l’accueil physique et téléphonique de l’ensemble de nos clients, fournisseurs et prospects.

Rattaché(e) au Directeur des Opérations, vos missions sont les suivantes :

1. Gérer les tâches administratives quotidiennes (classement, archivage, numérisation de documents).
2. Participer à la gestion des contrats et des factures (enregistrement, suivi des paiements, classement).
3. Vérifier la cohérence entre les factures et les bons de commandes.
4. Passer des commandes de consommables et d’équipements sur demande des services de l’entreprise.
5. Suivre les prestations d’entretien du bâtiment (maintenance) en lien avec votre responsable.


Support organisationnel

1. Assurer la préparation des salles de réunion (réservation, mise en place du matériel, repas…).
2. Gérer les stocks de fournitures de bureau et passer les commandes nécessaires.
3. Gérer les stocks des consommables du site et passer les commandes nécessaires.
4. Veiller au bon fonctionnement des services et infrastructures du bâtiment et commander les interventions nécessaires en lien avec votre responsable.
5. Participer à l’organisation d’événements internes (séminaires, formations, événements d’équipe).


L’accueil physique et téléphonique

1. Assurer l'accueil des visiteurs, clients et partenaires avec courtoisie et professionnalisme.
2. S’assurer que chaque visiteur respecte la procédure réglementaire et de sécurité (plan de prévention à faire remplir, carte d’identité à archiver).
3. Gérer le standard téléphonique : filtrer les appels, transmettre les messages et orienter les interlocuteurs vers les services concernés.
4. Assurer la gestion du courrier entrant et sortant (réception, tri, affranchissement).

Compétences requises :

1. Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office : Word, Excel, PowerPoint).
2. Capacité à gérer un standard téléphonique et à accueillir différents types de publics.
3. Aptitude à gérer plusieurs tâches administratives simultanément avec rigueur et organisation.
4. Bonne capacité rédactionnelle et orthographique.
5. Excellente présentation et sens de l’accueil.
6. Discrétion et respect de la confidentialité des informations.
7. Esprit d’équipe et sens du service.
8. Réactivité, autonomie et capacité d’adaptation.
9. Rigueur et sens de l’organisation.
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