Description :
L'assistant(e) de direction fournit un appui et soutien administratif de haute qualité à l'EVP Global Sales /VP Europe et International, de manière confidentielle et proactive, dans son organisation personnelle et dans l'animation de l'équipe Global Sales.
A ce poste vos missions sont:
* Organisation de la gestion du temps
* Gestion d'un calendrier complexe et garantie de la communication des réunions
* Être le point de contact privilégié pour répondre aux questions et les traiter (par courriel, téléphone ou en personne).
* Assurer une gestion proactive de l'agenda et la résolution de tout conflit d'agenda
* Réorganiser de manière proactive les réunions/événements en fonction de l'évolution des priorités.
* Gestion des voyages d'affaires
* Organiser tous les voyages nationaux et internationaux, l'hébergement et les itinéraires connexes, conformément aux politiques et procédures de l'entreprise.
* Préparer toute la documentation et la logistique nécessaires à ces voyages.
* Gérer les tâches administratives générales, telles que le traitement des commandes, la vérification de toutes les factures et le suivi des paiements au moyen des outils disponibles
* Gestion des contrats de service avec les fournisseurs en étroite collaboration avec les affaires juridiques.
commande de papeterie, SAP, ADP Paie, comptes de dépenses, ...
* Étendre ce soutien sur une base ad hoc à des membres sélectionnés de l'équipe de vente mondiale en termes de voyages.
* Diriger l'organisation et coordonner les réunions de l'équipe de vente mondiale (réunions d'équipe, séminaires, événements réguliers) sur site et hors site, les ordres du jour, les vidéoconférences et veiller à ce que tous les arrangements nécessaires soient pris pour les participants.
* Assurer des relations solides et harmonieuses avec les membres de l'équipe de direction et assurer la liaison avec la direction des installations pour les questions liées au bureau.
* Entretenir des relations efficaces avec les autres assistants, en partageant les meilleures pratiques de travail et en favorisant un bon environnement de travail en équipe.
Profil recherché :
Cette fonction nécessite d’avoir un diplôme type Bac +4/5 avec une expérience significative d’au moins 5 ans est requise.
Habitué(e ) à être au contact d’informations délicates, vous êtes reconnu(e) pour votre sens de la discrétion et de la confidentialité,
Organisé(e ) et rigoureux(se), vous savez gérer vos priorités en toute autonomie,
Doté(e ) d’un excellent relationnel et d’un réel sens du service, vous savez vous adapter à tout type d’interlocuteurs et de situations,
Enfin, votre curiosité et votre agilité seront de réels atouts pour accomplir vos missions avec succès.
Aussi vous avez:
* Bonnes connaissances des métiers de l’entreprise
* Connaissances de la fonction, des outils et prestataires
* Maîtrise parfaite des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Internet, …)
* Capacité rédactionnelle
* Votre anglais est bilingue afin de gérer des échanges avec des partenaire à l’international
* Communiquer de façon transverse
* Elaborer des tableaux de bord, indicateurs
* Prendre des décisions
* Hiérarchiser ses priorités
* Gestion du stress
AVANTAGES MAYOLY
* Package salariale incluant une rémunération variable
* Excellente protection sociale complète (80% de cotisation mutuelle prise en charge par l’entreprise, prévoyance)
* Offre épargne salariale complète (PEE, PERO CET participation intéressement)
* Nombreux avantages CSE
* Politique d’inclusion et diversité engagée
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