Assistant(e) administratif(ve) - ducos

Vos missions en quelques mots Sous l'autorité du Chef de service Autorisation droits des sols, l’assistant(e) administratif(ve) est chargé(e) de la gestion administrative des demandes d’autorisation d’urbanisme, de l’accueil et de l’orientation du public, ainsi que du suivi et de la transmission des dossiers aux services compétents. Il/elle veille au bon fonctionnement du service en assurant un suivi rigoureux et efficace des procédures. ACTIVITES ET MISSIONS : 1) Accueil et information du public - Accueillir et informer les administrés sur les démarches et réglementations en vigueur - Gérer les appels téléphoniques et courriers électroniques - Orienter le public vers les services compétents en interne ou externe 2) Gestion administrative des dossiers d’urbanisme - Réceptionner et enregistrer les demandes (permis de construire, déclarations préalables, certificats d’urbanisme, permis d’aménager, permis de démolir) - Vérifier la complétude des dossiers et en assurer le suivi administratif - Afficher et notifier les décisions d’urbanisme - Préparer et transmettre les actes au contrôle de légalité 3) Suivi et transmission des dossiers - Assurer la transmission des dossiers aux instructeurs et services compétents - Collaborer avec les services techniques, architectes des Bâtiments de France et autres organismes concernés - Mettre à jour les tableaux de bord et suivre les échéances réglementaires 4) Travaux bureautiques et archivage - Rédiger et traiter les courriers relatifs aux autorisations d’urbanisme - Enregistrer et classer les dossiers selon la réglementation en vigueur - Utiliser les logiciels métiers (OXALIS) et outils bureautiques (Word, Excel) Profil recherché COMPETENCES REQUISES : Savoirs : - Connaissance du cadre réglementaire des autorisations d’urbanisme - Maîtrise des procédures administratives et de la gestion des dossiers - Notions de base en droit de l’urbanisme appréciées - Connaissance des outils bureautiques (Word et Excel) - Maitrise des tableaux et bases de données - Utiliser les logiciels métiers (OXALIS) : analyse statistique, gestion des autorisations, dématérialisation des documents, transmission des actes et archivage numérique Savoir-faire : - Accueillir et renseigner le public avec diplomatie et professionnalisme - Gérer simultanément plusieurs dossiers administratifs - Saisir et mettre à jour les bases de données - Rédiger et gérer des documents administratifs avec rigueur Savoir-être : - Sens du service public et respect de la confidentialité - Rigueur et organisation - Qualités relationnelles et esprit d’équipe - Capacité d’adaptation et réactivité face aux demandes urgentes Conditions d'exercice : - Travail en bureau - Relations fréquentes avec le public, les services internes et partenaires institutionnels (DEAL, Sous-préfecture du Marin, Espace Sud, Trésor Public, Préfecture) - Gestion de plusieurs dossiers simultanés nécessitant organisation et rigueur Expérience sur poste similaire Emploi contractuel en cas de recrutement infructueux La collectivité offre des avantages sociaux sur la prévoyance et la santé.