Le poste
Un poste d’assistant(e) de direction déléguée du site de Voiron et chargé(e) des usagers et du secrétariat à la Direction des Affaires Juridiques et des Relations avec les Usagers est à pourvoir à temps plein 100% à compter du 15 octobre 2025 sur le site de Voiron.
Les activités du poste :
1) Assistante de la Direction Déléguée du site de VOIRON
L’Assistante de Direction assure le soutien administratif et organisationnel de la direction afin de faciliter la bonne marche des activités. Elle agit en interface entre la direction, les collaborateurs et les partenaires externes.
1. Gestion de l’agenda de la direction déléguée : planification et organisation des réunions, rendez-vous
2. Préparation et organisation des réunions (diffusion des documents, organisation logistique)
3. Gestion de la correspondance (emails, courriers, appels téléphoniques) et filtrage des communications
4. Accueil physique
5. Accueil physique et téléphonique lors de l’absence de la secrétaire de la Direction des soins du site de Voiron
6. Gestion administrative (dossiers, classement, gestion des fournitures de bureau)
7. Coordination de la communication interne et externe du site de Voiron (en lien avec la Direction Communication)
8. Participation à l’organisation d’événements sur le site de Voiron (« Culture et Santé », …)
9. Gestion des tâches administratives diverses selon les besoins
10. Elaboration et transmission d’un tableau hebdomadaire des gardes et astreintes (PDSA) pour le site de Voiron et les établissements de la Direction Commune
11. Organisation de l’astreinte de Direction : Préparation et suivi du planning des gardes de direction, saisie sur intranet, Mise à jour de la mallette de garde des directeurs
12. Gestion des hébergements et suivi du parc locatif : Planning occupation chambre de garde mutualisée Lien avec agence immobilière pour location studio pour médecins (visites, états des lieux, mise en place des contrats EDF, EAU, Assurances, en lien avec services de Grenoble) Lien avec Tremplin Sport Formation
2) Chargée des Relations avec les Usagers, Chargée des contentieux
13. Traitement des réclamations adressées par les usagers : Réception et gestion des courriers de réclamation (Demande des éléments de réponse aux services concernés pour le site de Voiron ; Rédaction du projet de réponse) ; Traitement des appels téléphoniques des usagers + accueil physique ; Organisation des médiations et envoi des comptes rendus aux plaignants ; Suivi des réclamations par tableau annuel ; Suivi des réclamations en lien avec l’ARS
14. Commission des usagers Organisation et secrétariat de la Commission des Usagers : Préparation et organisation des réunions, Rapport annuel de l’ARS sur le fonctionnement de la CDU, Travail en lien avec les associations (prise de contact, présentation en CDU, organisation de journées à thème, mise en relation avec les représentants des usagers et les représentants de patients) Gestion des témoignages de remerciements
15. Gestion des contentieux
a. contentieux corporels patients : Déclaration et suivi en lien avec l’assureur
b. contentieux matériels patients et agents (perte objets personnels, incident dentaire, dégradation véhicule personnel) : Déclaration et suivi en lien avec l’assureur
c. Utilisation TELERECOURS : Répartit les dossiers de contentieux administratifs arrivant via Télérecours aux directions concernées (DAM, DAF, BDE, DRH, Cellule des Marchés, DSI)
d. Tableau de bord
16. Réquisitions judiciaires et Saisies de dossier médical : Gestion des réquisitions en lien avec le ou les secteur(s) concerné(s) selon l’information demandée et transmissions des éléments à la Police ou à la Gendarmerie.
17. Point avec le directeur des affaires juridiques et Réunion d’équipe
Profil recherché
Les compétences spécifiques et qualités requises :
Savoirs :
Bonne connaissance du milieu hospitalier et des droits du patient
Savoir-faire :
Capacités relationnelles
Compétences juridiques
Faculté à établir un dialogue professionnel avec les usagers
Capacité à analyser objectivement des faits et à proposer des actions préventives
Dynamisme, engagement, et force de propositions
Bonne utilisation des outils bureautiques.
Respect du secret professionnel, de l'obligation de discrétion professionnelle et des règles de confidentialité.
Relations professionnelles spécifiques au poste :
Relations hiérarchiques :
18. La Directrice Déléguée et la Directrice Déléguée Adjointe de l’hôpital de Voiron
19. Le Directeur des affaires juridiques, relations Usagers, situations sanitaires exceptionnelles
Relations fonctionnelles :
20. Membres de la Direction Qualité
21. Représentants des patients et représentants des usagers, médiateurs
Participation à la réunion d’équipe de la direction juridique usagers SSE (1 fois par trimestre)
Conditions de travail dans le poste :
Grade : Adjoint des Cadres
Temps de travail : 100%
22. Poste à temps complet
23. Forfait jour 8h-17h
24. Télétravail possible (1 jour/semaine) après évaluation préalable de faisabilité
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