Missions
Placé sous l'autorité de la responsable du site de formation auquel il est rattaché, l'Agent Administratif (f/h) assure une activité de support pour le service en termes d'organisation matérielle de l'activité administrative et/ou technique, tout en étant garant du respect des procédures administratives de l'organisation et des normes en vigueur dans son domaine de compétences.
Compétences requises
Expérience du suivi administratif au sein d'un organisme de formation
Connaissance des modalités de la planification de formation
Maîtrise parfaite de Word et d'Excel - Idéalement appréhender le progiciel Ypareo - Teams
Rigueur et réactivité nécessaires pour faire face aux imprévus.
Excellents relationnels afin d'assurer la meilleure communication entre les différents interlocuteurs internes (assistant(e)s administratif(ves) ; formateur(trice)s ; responsables pédagogiques ; référent(e)s pédagogiques) et externes (financeurs, employeurs, etc.)
Interlocuteurs
Responsables formation, référents administratives (f/h), formateurs (f/h)
Apprentis, employeurs, personnels, stagiaires, élèves
Correspondants institutionnels (f/h)
Niveau de qualification ou diplôme
BAC + 2 ou équivalent : secrétariat/assistanat - BTS Assistant de gestion
Experience: Débutant accepté
Compétences: Gestion administrative du courrier,Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Autres activités récréatives et de loisirs
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
S'adapter aux changements : Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.
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