Stage - office manager (h/f)

Contexte :
Tessan, start-up française spécialisée en télémédecine avec pour objectifs de lutte contre les déserts médicaux, se développe dans toute la France (avec près de 1600 dispositifs déployés en moins de 6 ans, et ce n'est qu'un début ). Notre objectif ? Permettre à chaque français d'avoir accès à un médecin à moins de 15 minutes de chez lui. Pour cela, nous cherchons à être présents dans chaque région française et nous recrutons notre futur(e) stagiaire Office Manager (H/F) pour contribuer au bon fonctionnement du quotidien de l'entreprise, à l'organisation des locaux et à l'expérience collaborateur chez Tessan.

Missions :

En collaboration étroite avec l'Assistante de Direction et rattaché(e) au service RH, tu joueras un rôle clé dans le bon fonctionnement du quotidien de l'entreprise. Ton objectif : garantir une organisation fluide, des locaux impeccables, et une expérience collaborateur au top.

Gestion du matériel et IT de proximité

* Préparer les PC et équipements (écrans, accessoires, badges…)

* Assurer la mise à disposition du matériel en temps et en heure

* Tenir à jour l'inventaire du matériel et anticiper les besoins / réassorts

Onboarding et offboarding (arrivées / départs)

* Préparer les packs onboarding des nouveaux arrivants

* Organiser l'accueil logistique et s'assurer que tout est prêt dès le Jour 1

* Gérer l'offboarding : récupérer l'ensemble du matériel et suivre les retours

Gestion des locaux et expérience au bureau

* Commander les courses, consommables, fournitures et équipements nécessaires

* Veiller à ce que les locaux soient toujours en ordre, agréables et fonctionnels

* Identifier les besoins d'amélioration pour offrir la meilleure expérience possible au quotidien

Coordination prestataires

* Être l'interlocuteur(trice) des prestataires (ménage, maintenance, internet, etc.)

* Suivre les interventions et s'assurer que les sujets sont traités rapidement

* Participer à l'amélioration continue des process Office (checklists, organisation, optimisation)

Support administratif et organisationnel

* Aider à la préparation des réunions (salles, matériel, logistique, accueil)

* Gérer le courrier et les envois (réception, expédition)

* Apporter ton soutien ponctuel au CEO si besoin (réservations de déplacements professionnels, organisation logistique, …)