Vos missions en quelques mots OBJECTIF PRINCIPAL DU POSTE : - Accueille, oriente, renseigne le public. Représente l’image de la collectivité. - Gestion administrative du CCAS DESCRIPTION DU POSTE : Service : Administratif Catégorie : C Cadre d’emplois : Administratif Temps de travail : 35 H RAPPORTS HIERARCHIQUES : - Le Maire et les élus - La Secrétaire Général de Mairie MISSIONS GENERALES DU POSTE ET ACTIVITES RELATIVES AU POSTE : Accueil • Accueil physique et téléphonique, • Fournir une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes, • Orientation du public vers les services ou organismes compétents, • Diverses tâches administratives et de secrétariat, • Gestion des salles communales. Etat civil • Instruction, constitution, enregistrement et contrôle des actes d'état civil (reconnaissance, naissance, mariage, décès, changement de nom ou de prénom), • Tenue et mise à jour des registres d'état civil, • Réception des demandes d'actes, établissement des actes administratifs, délivrance des livrets de familles, traitement des courriers, légalisation des signatures, • Etablissement des dossiers de mariage, gestion des auditions préalables, • Enregistrement des PACS • Présence à la célébration des cérémonies (parrainages civils, mariages) • Enregistrement des recensements militaires • Gestion de l'archivage. Cimetière • Gestion du cimetière : Plan du cimetière et gestion des registres des concessions, • Documents administratifs relatifs aux inhumations/exhumations, • Actualisation du règlement du cimetière et veille à son respect. Elections • Elections (politiques – professionnelles) : inscriptions, radiations, révision des listes électorales, • Organisation des scrutins électoraux (préparation administrative et logistique, accompagnement administratif, rédaction des procès-verbaux), • Accompagnement administratif de la commission de contrôle • Organisation du tirage au sort des jurés d’assises. CCAS - Accompagne la 1ère demande au plan administratif - Identifie et qualifie la demande sociale et oriente vers les services ou les professionnels concernés Profil recherché RAPPORTS RELATIONNELS - Contacts directs avec la population - Relations fréquentes avec l’ensemble des services COMPETENCES REQUISES Savoirs : - Maîtrise des logiciels métiers dans le domaine de l’état civil, la législation funéraire et les élections, - Maîtrise des outils de bureautique (word, excel, internet), - Maîtrise des techniques de secrétariat, - Organisation et activités des services - Fonctionnement du standard téléphonique - Organigramme de la collectivité - Techniques de classement de documents - Instances et processus de décision de la collectivité - Cadre réglementaire du fonctionnement des collectivités et de la réglementation en matière d’état civil et des élections. Savoirs - faire : Polyvalence dans les différentes tâches administratives de la mairie. Savoir - être : - Discrétion professionnelle, rigueur et ponctualité - Disponible, autonome avec l’esprit d’initiative et un grand sens du service public Les obligations Secret professionnel, obligation de réserve, respect et transmission des consignes
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