Contexte
Les supports de l’association sont basés au Siège social et viennent en appui aux Directions métiers. Ils se déclinent en services qui apportent chacun leur expertise : la Direction des Ressources Humaines, la Direction Administrative et Financière et la Direction Plaidoyer, International et Vie Associative. Le Centre de Formation (situé non loin du Siège Social) complète ces services supports en apportant aux professionnels du secteur les formations leur permettant de se former aux évolutions de leurs métiers.
Vos missions
En binôme avec une assistante de direction, et en tant que chargé.e de projet administratif.ve, vous contribuez à l’optimisation des processus administratifs, notamment à travers la mise en place d’une GED (Gestion Électronique des Documents) visant à automatiser les circuits de validation et à sécuriser l’archivage des documents contractuels.
À ce titre, vos principales missions sont les suivantes :
1. Suivi contractuel
1. Assurer le suivi du circuit de validation des conventions, appels à projets et formulaires CERFA, en appui à l’assistante de direction
2. Participer à la création, au suivi et à la clôture des SIRET des établissements
2. Gestion de projets administratifs
3. Contribuer à la mise en œuvre de la GED : paramétrage de l’outil, accompagnement des utilisateurs, animation de formations et support technique
4. Concevoir et déployer une procédure de suivi des données issues du Fichier National des Établissements Sanitaires et Sociaux (FINESS)
5. Assurer la mise à jour régulière des données relatives aux établissements
3.Organisation et appui administratif
6. Organiser les réunions de service (planification, préparation des supports) et en assurer les comptes rendus
7. Organiser les déplacements des collaborateurs de la DAF (réservations de transports, hébergements, gestion des ordres de mission et suivi logistique)
Cette liste n'est pas exhaustive, d'autres missions en lien avec le poste pourront vous être confiées.
CDD temps partiel (21h/semaine) de 3 mois à pouvoir dès que possible. Salaire de 34 € bruts annuels selon Convention Collective France terre d’asile et expérience (complément Ségur inclus).
Formation
Vous êtes titulaire d’un diplôme supérieur (Bac) en gestion, administration ou équivalent.
Expérience
Vous attestez d’une expérience professionnelle d’au moins deux ans à un poste équivalent.
Compétences
Vous attestez d'une maitrise confirmée des outils bureautiques et logiciels (Word, Excel, Powerpoint, Outlook…) et avez appétence pour les systèmes d’information (notamment GED).
Connaissances
Vous connaissez les enjeux, les acteurs, les politiques et publics du champ social et de l’asile. Vous connaissez les méthodologies de conduite de projet.
Salaire ou indemnités
€ bruts mensuels selon Convention Collective France terre d’asile et expérience (complément Ségur inclus).
Avantages
Mutuelle groupe, carte restaurant (10 € par jour travaillé, prise en charge à 60 % par l’employeur), remboursement à 50% des transports en commun, 6 semaines de congés annuels + 20 RTT/an, 16j/an de congés menstruels possibles.
Conditions d'exercice
8. Déplacements professionnels à prévoir.
9. Télétravail régulier possible à partir de 4 mois d'ancienneté.
10. Participation aux manifestations professionnelles, séminaires et forums externes.
11. Aménagements pouvant être envisagés selon l’accessibilité de l’établissement pour les personnes en situation de handicap.
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