Secrétaire assistant(e) médico social en maison départementale de solidarité h/f

À propos de nous

Bienvenue au Conseil départemental de Tarn-et-Garonne !
Vous recherchez un environnement professionnel dynamique, engagé et tourné vers l'intérêt général ? Ne cherchez pas plus loin ! Rejoignez notre collectivité et participez à la construction d'un territoire où il fait bon vivre, travailler et s’épanouir.
En tant que Conseil départemental, notre mission principale est d'assurer le bien-être et le développement de tous les habitants de Tarn-et-Garonne. De la gestion des collèges à l'entretien des routes, de l'accompagnement des personnes en situation de handicap aux actions en faveur du social et des séniors, ou encore du développement durable du territoire, nous nous engageons chaque jour pour améliorer la qualité de vie des Tarn-et-Garonnais.
En intégrant le Conseil départemental de Tarn-et-Garonne, vous aurez l'opportunité de contribuer à ces missions essentielles et de participer activement à la construction d'un avenir meilleur pour notre département, en étant au service de l'intérêt général.
Que vous soyez passionné par le service public, les politiques sociales, l'aménagement du territoire ou tout simplement animé par l'envie de faire une différence dans la vie des gens, vous trouverez chez nous un environnement stimulant où vous pourrez vous épanouir professionnellement.
Rejoignez-nous dès aujourd'hui et ensemble, construisons l'avenir du Tarn-et-Garonne !


Mission

MISSIONS - ACTIVITÉS :

- Le secrétariat est un service d'ordre, c'est-à-dire qu'il permet d'être un point de repère pour l'ensemble des personnels du P.S.H et des partenaires.

- La (le) secrétaire de la MDS assure la prise en charge administrative globale de l'usager, ainsi que la gestion administrative du secrétariat et de son environnement.

- Elle(il) est le pivot de la bonne transmission de l'information et à ce titre, se doit d'être clair(e) et précis(e) dans ses messages.

- Accueil physique et téléphonique (accueil, orientation, prise de rendez-vous).

- Traitement des informations et réalisation de documents (traitement courrier, prise de notes, frappe rapports, courriers,..., production de documents, gestion et relais d'information, classement et archivage des documents et des dossiers, ...)

- Suivi du planning de présence des travailleurs médico-sociaux

- Gestion des dossiers administratifs, médico-sociaux des usagers

- Gestion des produits et du matériel (commandes diverses..)

- Participation aux réunions de MDS, au projet de développement du système d'information et d'informatisation, collaboration à la recherche de solution en cas de dysfonctionnement


POSITIONNEMENT AU SEIN DE L'ORGANISATION :

DGA--> DAST --> Responsable MDS --> Secrétaire MDS


SPECIFICITES DU POSTE :

Poste ouvrant droit à une NBI de 10 points

-Règles relatives à la confidentialité et secret professionnel

-Obligation qu'une secrétaire soit à l'accueil pour répondre aux demandes du public, ce qui nécessitera, dans certains cas, d'adapter les horaires en conséquence

-Présence des secrétariat sur les sites de proximités quand il y a des permanences sociales


Profil

COMPÉTENCES REQUISES

Savoir-faire :

Le métier de secrétaire de MDS, transversal, multi-catégoriel, fait appel à des compétences diverses. La(le) secrétaire de MDS doit être polyvalent(e),réactif(ve).

- Maîtrise des logiciels traitement de texte et tableur

- Esprit d'organisation

- Anticiper et gérer les relations difficiles

- Gérer la multiplicité des appels : filtrer, orienter, mesurer l'urgence,...

- Faciliter le parcours social de la personne

Traitement informations et courriers :

- Traiter les informations, les courriers : collecter, enregistrer, vérifier, faire valider par le responsable de MDS, distribuer...

- Appliquer les procédures en vigueur (cf référentiel secrétariat)

- Mettre à jour les dossiers, les listings,... : assurer sauvegarde, pérennité et mises à jour.



Organisation :

- Organiser son travail en fonction des priorités.

- Réagir rapidement aux absences imprévues (information de l'usager et report de permanences

Gestion :

- Enregistrement, classement, tenue et mise à jour des listings, archivage, ...



Secrétariat :

- Maîtrise des outils informatiques (traitement de texte – tableur)

- Techniques de secrétariat : dactylographie

- Notions de calcul et de statistiques

- Connaître les types de classement : alphanumérique, ...



Bureautique et Informatique :

- Savoir utiliser les répertoires informatiques sur son poste et en réseau

- Les outils bureautiques et les logiciels dédiés (Open Office, Word, Excel,...)

- Internet et intranet pour communiquer, faire des recherches,...

Savoir-être :

- Capacité d'écoute, discrétion

- Autonomie et capacité de travailler en équipe