Secrétaire des assemblées

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Télétravail Oui Management Non Descriptif de l'emploi La Communauté de Communes " Rives de Moselle ", 20 communes, 100 agents, située entre Metz et Thionville, recrute pour son service affaires générales un/une secrétaire des assemblées.

En lien avec le/la Chef(fe) du service affaires générales, l’agent(e) est acteur(trice) du processus décisionnel de la collectivité à travers la préparation, l’organisation et la formalisation des actes de la collectivité (arrêtés, décisions du Président et du Bureau, délibérations du Conseil Communautaire).

L’agent(e) est responsable du caractère exécutoire des décisions (transmission au contrôle de légalité, respect des obligations en matière de publication).

A travers ses missions, il/elle participe à la sécurisation juridique des actes contribuant aux projets et politiques publiques mises en œuvre.

Il/Elle contribue ou assure l’organisation des instances : Assemblées délibérantes, Conférences des maires ainsi que certaines commissions.

La prise de poste se fera en tuilage avec l’agent en poste. Missions / conditions d'exercice Organisation et suivi des conseils communautaires
-Organisation des réunions préparatoires en lien avec les directeurs et la cheffe de service des affaires générales et organiser le respect des échéances par les différents services
-Elaboration convocation et note de synthèse
-Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions
-Impression des documents à faire signer aux élus en relation avec les services concernés (fiche émargement, registre, …)
-Envoi des convocations et ensemble des documents préparatoires
-Rédaction des délibérations
-Elaboration des procès-verbaux des Conseils Communautaires
-Transmission des actes au contrôle de légalité dans les délais règlementaires
-Affichage des actes dans les délais règlementaires
-Tenue du registre des délibérations
-Notification des délibérations à nos partenaires (Conseil municipaux, Syndicats, CNFPT…)

Organisation et suivi des réunions diverses (Conférence des maires, réunions de Bureau, CCSPL, etc ….)
- Gestion du planning et des invitations
-Organisation logistique
-Elaboration des procès-verbaux

Suivi des décisions du Président
- Préparation et suivi
-Transmission au contrôle de légalité

Suivi des conventions
-Envoi et suivi des retours des conventions impliquant la CCRM
-Classement et suivi

Gestion administrative
-Gestion et organisation des élections communautaires
-Gestion des frais de déplacements des élus communautaires
-Mise en forme du Règlement Intérieur des élus
-Gestion des affaires courantes concernant cette compétence
-Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
-Saisir des documents de formes et de contenus divers
-Gérer et actualiser une base d'informations
-Rechercher des informations, notamment réglementaires
-Vérifier la validité des informations traitées
-Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion
-Rédiger des documents administratifs
-Tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires
-Enregistrer ou saisir des données informatiques
-Actualisation, suivi et communication de l’extranet
-Communication aux élus : Mairies de la communauté de communes, Invitations aux réunions, travail en collaboration avec le directeur de la communication pour la diffusion et suivi des informations
-Classement - Archivage Profils recherchés SAVOIRS SOCIOPROFESSIONNELS

- Formation dans le domaine administratif
- Expérience souhaitée dans un poste similaire au sein d'une collectivité ou d'un établissement public
- Connaissances juridiques liées au poste

SAVOIRS GÉNÉRAUX

- Maitrise du fonctionnement des collectivités territoriales et des services de la collectivité
- Connaissance règlementaire des assemblées délibérantes
- Appréhender la fonction transversale du poste et de la mission
- Maîtrise des outils informatiques de base (Pack Office) ;
- Maitrise rédactionnelle
- Autonomie, organisation, gestion des priorités
- Connaissance des règles juridiques et du contrôle de légalité
- Sens du service public
- Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve
- Polyvalence, esprit d'équipe
- Gestion du stress, pédagogie, sens de la diplomatie
- Curiosité
- Sens de la communication et du contact

CONDITIONS DE TRAVAIL

Temps de travail possible :
-36 h sur 4,5 jours par semaine avec CP/an et 6 jours de RTT/an
-39h sur 5 jours par semaine avec 25 CP/an et 23 jours de RTT/an

Plage variable, temps décompté : entre 7h00 et 9h00 et entre 16h00 et 18h30 ;
Plage fixe, présence obligatoire : entre 9h00 et 11h30 et entre 14h00 et 16h00 ;
Pause méridienne : 45 minutes minimum ;

Possibilité télétravail 1,5 ou 2 jours par semaine, à terme et selon les nécessités de service (ordinateur portable et téléphone portable) ;

Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve.
Sens du service public.

Grande disponibilité
Réunion en soirée
Présence obligatoire
Gestion simultanée de différents dossiers.
Déplacement possible sur le territoire de la CCRM

Fréquente station assise prolongée.
Travail sur écran.

BIEN-ÊTRE AU TRAVAIL ET COHÉSION D’ÉQUIPE

La Communauté de Communes Rives de Moselle porte une attention particulière au bien-être de ses équipes :
Journée de cohésion;
Ateliers sportifs;
Plan de formation ambitieux;
Formations SST, Conduite rationnelle et préventive véhicule léger, Premiers Secours en Santé Mentale,...;
Formation préparation aux concours et examens professionnels, tremplin et compétences de base.

REMUNERATION

Rémunération statutaire selon statut, profil et expérience professionnelle de l'agent;
Régime indemnitaire mensuel ;
Complément indemnitaire annuel ;
Participation aux frais de santé (50% Mutuelle et Prévoyance) ;
Indemnité forfaitaire télétravail 2,88 euros par jour de télétravail ;
Prise en charge des frais de transport en commun domicile-lieu de travail, à hauteur de 75% ;
Forfait mobilités durables ;
CNAS ( chèque culture, chèque vacances...).