Publiée le 14 juin
Mission du poste
Vos missions en quelques mots Sous l’autorité du responsable de service et du responsable administratif, vous assurez, au sein de l’équipe administrative, le bon fonctionnement des établissements scolaires dans leurs dimensions administratives, budgétaires et logistiques. Vous veillez également au suivi du personnel. Vous gérez les dossiers ainsi que certains projets spécifiques qui vous sont confiés. Vous travaillez en étroite collaboration avec l’ensemble des assistantes du service. Missions principales - Gérer les inscriptions scolaires et les dérogations conformément à la réglementation, et assurer l’information des familles et des écoles. - Assurer la gestion administrative du personnel, y compris le suivi du temps de travail, des dossiers des agents et des tableaux de bord associés. - Établir et suivre les dossiers budgétaires, préparer les bons de commande, contrôler les factures et mettre à jour les outils de suivi. - Assurer l’interface entre les établissements scolaires, les services municipaux, les familles et les prestataires, et traiter les demandes courantes. - Organiser et planifier les réunions et instances (réunions de direction, commissions scolaires, événements divers). - Rédiger, mettre en forme et diffuser les documents administratifs : courriers, comptes rendus, procédures, notes d’information. - Suivre et coordonner les actions liées à la restauration scolaire : effectifs, états prévisionnels, livraisons, lien avec le prestataire. - Gérer les demandes d’intervention et de maintenance en lien avec les gardiens et les services techniques. - Organiser et suivre les réservations des locaux scolaires, tenir le calendrier et informer les acteurs concernés. - Créer et actualiser des outils de suivi et de planification (tableaux de bord, listes, inventaires) pour garantir le bon fonctionnement du service. Missions secondaires - Assurer l’accueil téléphonique du service et orienter les interlocuteurs. - Participer aux temps collectifs (réunions de service, réunions avec les directeurs d’écoles). - Organiser la logistique des événements scolaires (fêtes d’écoles, élections des parents d’élèves, actions pédagogiques). - Effectuer le suivi des fournitures, imprimés et matériels en lien avec les établissements et les fournisseurs. - Actualiser les supports de communication (affiches, informations à destination des familles et des écoles). Horaires sur la base de 35h ou 36h30 – comprise entre 8h30 et 17h30 Avantage : - Temps complet 9RTT (si 36h30) - Prise en charge des frais de transport - Adhésion au COS - Participation employeur aux mutuelles santé labellisées et prévoyance « territoriale » Profil recherché - BEP ou BAC Pro secrétariat - Expérience souhaitée sur le même type de poste - Connaitre le fonctionnement des établissements scolaires de l’organisation de l’Education nationale, des liens avec les collectivités territoriales. - Connaître l’environnement territorial et les acteurs institutionnels - Connaitre le statut de la fonction publique - Avoir une bonne connaissance des circuits et procédures administratives - Avoir le sens de l’organisation et des priorités - Etre capable de travailler en 'équipe - Savoir faire preuve d’autonomie - Savoir rendre des comptes à son responsable - Maitrise des outils bureautique (word et excel) - Avoir une bonne connaissance des techniques de secrétariat, d’orthographe, de syntaxe et grammaire - Devoir de réserve - Sens du service public
