Dans le cadre de son développement, l'entreprise AGEMA, contractant général spécialisé dans l'agencement de surfaces commerciales et tertiaires, recherche pour sa nouvelle filiale en forte croissance, AGEMA Industrie, une assistante d'agence & travaux (H/F), basé dans le 15éme arrondissement de Paris.
Définition de la mission:
-Interface entre le bureau d'étude, les chargés d'affaires et les conducteurs de travaux
-Gère le suivi administratif des dossiers techniques (projet, conformité réglementaire…)
-Participe à la mise en place d'ISO 9001
-Interface avec les fonctions support du groupe
Principales activités de la fonction:
Suivi des chantiers et des dossiers
Organise les réunions de lancement d'opérations et rédige les comptes-rendus
Assiste le conducteur de travaux pour la préparation du chantier
Suit les commandes et les approvisionnements des chantiers
Vérifie la bonne réception des pièces marché
Reporte à la Direction l'avancée des dossiers, transmet les procès-verbaux et les échéanciers
Gestion commerciale
Organise les rendez-vous et les contrats avec les différents concessionnaires
Gère les rendez-vous et les contrats avec les bureaux de contrôle et les coordinateurs SPS
Transmet les fiches techniques aux bureaux de contrôle et remet au client le dossier d'ouvrage
Gestion administrative et comptable
Saisit sur SQUALP les ordres d'achat, les réceptions et les levées de réserve
Valide les bons à payer en accord avec le Service Travaux
Gère le courrier, les appels et les fournitures
Planifie les réunions de la Direction, rédige les comptes-rendus et suivis de réunion
Assure une veille économique et rédige des fiches opportunités pour la Direction
Source et informe la Direction des appels d'offres public et privé
Constitue les dossiers des appels d'offres et des soutenances et s'assure des délais de remise
Vient en appui des collaborateurs (relance sous-traitants, organisation des déplacements…)
Tient un plan de charge mensuel de l'activité et alerte sur tout dysfonctionnement
- BTS ou Licence en bâtiment ou cursus administratif
- Expérience de 10 années minimum en tant qu'assistante travaux
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