Gestionnaire administratif d'unité de recherche (h/f)

Rejoignez le BoRdeaux Institute of onCology (BRIC) de l'Université de Bordeaux !
Cette unité de recherche sur le cancer, créée en 2022 regroupe 250 personnes au sein de 11 équipes de recherche et un service commun est en co-tutelle de l'Inserm et de l'Université de Bordeaux. Cette unité est un projet collectif avec deux thématiques de recherche principales : les cancers de mauvais pronostics et les cancers rares. La création de cette Unité marque une étape importante dans la structuration de la cancérologie bordelaise, déjà amorcée avec le SIRIC Brio, le réseau régional Oncosphère, et maintenant le Réseau Impulsion NewMoon.

Dans ce contexte, nous recrutons un-e Gestionnaire administratif d'unité.

Activités principales :
Au sein du pôle administratif de l'Unité et plus spécifiquement du pôle « ressources humaines et missions », vous opérerez sous la responsabilité hiérarchique et fonctionnelle de la Secrétaire Générale.
Vous assurerez des fonctions d'assistance technique pour les équipes dont vous avez la charge, notamment dans le domaine des RH et l'organisation des déplacements des membres de l'unité.

# Activités transverses
- Vous assurez l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes
- Vous centralisez les demandes de recrutements et reconduction de contrats pour les équipes scientifiques
- Vous mettez en place des outils de suivi de l'activité de gestion du et assurez le suivi financier du déversement de paye en coordination avec le pôle Gestion du service
- Vous participez aux réunions et formations institutionnelles relatives à votre activité
- Vous prenez part aux réunions hebdomadaires du service administratif

# Organisation des déplacements temporaires du personnel
- Vous vérifiez la Demande d'Ordre de Mission, émettez l'Ordre de Mission et validez les informations concernant bénéficiaire
- Vous effectuez les réservations d'hébergement et de transport et éditez le bordereau de commande
- Vous rédigez l'état de frais au retour
# Gestion du personnel
- Vous gérez les conventions de stages
- Vous suivez les congés, Accidents du Travail, Arrêts Maladies, reprise d'activité, décharges horaires, Temps partiels, Comptes Epargne Temps, .
- Vous constituez les mémoires de vacations ou dossiers recrutement CDD
- Vous mettez à jour la base de données du personnel
- Vous procédez à la préparation de l'accueil des nouveaux personnels :
o demande des badges d'accès, des e-mails
o remise livret d'accueil et règlement intérieur
o organisation des sessions d'accueil des nouveaux entrants en lien avec les Assistants de Prévention

Vos atouts / vos talents :
Titulaire d'un diplôme niveau Bac ou BAC +2 en Secrétariat, RH, Gestion des entreprises, vous avez idéalement des connaissances sur les statuts de fonctionnaires et contractuels de la fonction publique.
- Vous êtes organisé-e et savez respecter des délais
- Vous faites preuve d'adaptabilité et de réactivité
- Vous savez lire et interpréter des tableaux de bord
- Vous savez communiquer régulièrement et travailler en équipe
- La maîtrise de l'anglais (écrit, oral) est un plus, des formations sont possibles
Vous vous reconnaissez ? Postulez-vite !

À noter : Le service administratif, pour lequel le poste est à pourvoir, est principalement basé au B2 sur le campus de Pessac Bordes. Il se compose de deux pôles d'activité : gestion financière / approvisionnements et ressources humaines / missions.
- Permanence d'une journée sur le site de Carreire.
- Présence indispensable sur le site de Bordes le lundi
- Travail en open space sur chaque pôle
- Télétravail possible dans la limite de 1 jour (ou 2 demi-journées) par semaine, à définir selon l'autonomie de la personne retenue