Gestionnaire des affaires médicales

Dans une équipe de 5 personnes (4 gestionnaires des affaires médicales et une directrice adjointe chargée des affaires médicales), ce poste est principalement dédié à la gestion de l’intérim médical.

A ce titre, le.la gestionnaire des affaires médicales a pour mission principale la gestion de l’intérim médical.

Le.la gestionnaire est supervisé.e par l’adjointe des cadres en charge du recrutement médical et travaille en trinôme avec elle et la gestionnaire en charge des internes, notamment lors des congés.

Les missions des 4 gestionnaires des affaires médicales sont très liées (statut, paie, temps de travail, budget, impact d’un recrutement ou d’une démission sur l’intérim médical) et nécessitent un travail en équipe.

Gestion de l’intérim médical

Recenser les besoins en intérim avec la Direction des affaires médicales et les chefs de service

Assurer le suivi des candidatures avec les agences d’intérim (réception, analyse, transmission)

Rédiger et suivre administrativement les contrats des praticiens intérimaires

Gérer la paie des praticiens intérimaires

Coordonner l’information des services internes (RH, soins, logistique) pour leur accueil et intégration

Suivi de la prime de solidarité territoriale (en collaboration avec son binome - Suzy)

Assurer le suivi administratif des conventions de Prime de Solidarité Territoriale en lien avec la DAM et les praticiens concernés

Constitution des dossiers (collecte des pièces justificatives, vérification de la conformité), rédiger les convention et en assurer le circuit de validation et de signature

Assurer le lien avec la paie (Isabelle)

Gestion des frais de missions

Réception, traitement et suivi des frais de missions des médecins

Contrôle des justificatifs et remboursements aux praticiens.

Gestion des entretiens professionnels

Réception, traitement et suivi des entretiens professionnels des médecins

Elaboration et suivi du tableau de suivi des entretiens professionnels de chaque année

Préparation des documents nécessaires pour la campagne : rédaction d’une note d’information, préparation d’une slide PowerPoint pour présentation en CME

Gestion des demandes rédactionnelles diverses de la DAM

Rédaction des attestations de fonctions, logement, lettres de recommandations, remplissage des attestations fiscales ou CAF, réédition de bulletins de salaire

Gestion documentaire numérique et papier de la DAM dont archives en lien avec son binôme.

Gestion des chefferies de services et de pôles

Gestion des différentes chefferies

Contrôle des échéances de chacun des mandats

Rédaction des nouvelles décisions de nominations.

Savoirs

Connaissance opérationnelle en ressources humaines.

Connaissance générale des statuts médicaux.

Connaissance générale du processus de recrutement médical

Connaissance générale des enjeux de démographie médicale et des outils de coopération médicale.

Connaissance générale de l’intérim médical.

Connaissances générales du processus de paie.

Connaissances générales du budget hospitalier.

Savoir-faire

Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, Outlook).

Idéalement, maitrise d’un logiciel de temps de travail médical type Chronos ou GTA

Idéalement, connaissance générale d’un logiciel de gestion des ressources humaines type AGIRH.

Veille réglementaire.

Capacité à hiérarchiser les tâches en fonction des priorités.

Capacité à organiser son travail sur la base d’échéances annuelles, mensuelles ou d’un calendrier de travail.

Capacité à prendre des initiatives et à faire des propositions.

Savoir-être

Curiosité.

Capacité relationnelle et sens du conseil.

Aptitude au travail et à la communication en équipe.

Aptitude à s’adapter à ses divers interlocuteurs.

Respect du devoir de réserve et de discrétion professionnelle.

Capacité à questionner les habitudes et les pratiques de travail.

Capacité à rendre des comptes et à informer.

Sens de la rigueur et méthode dans le travail.