Secrétaire médical(e) cmf

Détails de l'offre


POSTE PROPOSÉ

Secrétaire médical(e) CMF - ORL, STOMATOLOGIQUE ET ODONTOLOGIQUE

CONTRAT

CDD; CDI; Mutation

DESCRIPTIF

Le Centre Hospitalier Sud Francilien (CHSF) et le Centre Hospitalier d'Arpajon (CHA) sont en direction commune depuis janvier 2020 et font partie du GHT Ile de France Sud, avec le CH Sud Essonne (CHSE).

Ces 2 établissements emploient près de 5 000 hospitaliers et assurent une offre de soins complète (médecine, chirurgie, obstétrique, gériatrie, soins de suite, psychiatrie, soins de longue durée) pour la population du territoire.

CENTRE HOSPITALIER SUD FRANCILIEN

Le Centre Hospitalier Sud Francilien (CHSF) est l'établissement support du GHT Ile de France Sud. Il assure des missions de proximité et de recours sur le sud Ile de France, dans une quarantaine de spécialités dont trois à caractère hospitalo-universitaire. Il comprend 1 041 lits et places dont 522 lits en médecine, 106 lits en chirurgie, 84 lits en obstétrique, 173 lits en psychiatrie, 72 lits en soins de suite et de réadaptation et 84 places d'EHPAD. Il est le siège du SAMU 91.

Identification du poste

o Fonction et Localisation du Poste

* Fonction : Secrétaire médical(e)
* Localisation : Poste basé sur le CHSF dans le service de Cervico-Maxillo-Faciale et ORL, Stomatologique et Odontologique.

o Position dans la structure

* Rattachement hiérarchique :

Directrice des Ressources Humaines et de la Formation Continue

Coordinatrice Générale des Secrétariats Médicaux

* Liaisons fonctionnelles :

Chef de Pôle

Cadre de Pôle

Chef de Service

Cadre de Service

Equipe de soins

Les différents acteurs et services de l'hôpital et hors institution

o Horaires de travail :

* Plage horaire définie sur la base de 37h30/semaine et conformément à la charte du temps de travail en vigueur au CHSF.
* Congés pris de façon collégiale poste 100 %

Missions du poste

o Missions permanentes :

1. Accueil

* Information et orientation des patients, agents et usagers en accueil physique secondaire (après orientation centralisée de l'hôpital)
* Accueil téléphonique de second niveau hors rendez-vous (informations, orientation, messages à transmettre)
* Accueil des professionnels de santé (visiteurs médicaux, )

* Gestion des rendez-vous

* Consultations de chirurgie cervico-maxillo-faciale et d'ORL, stomatologiques et odontologiques, de chirurgie

* Création / fermeture / modification / report des agendas de consultations
* Prise de rendez-vous téléphonique en 1er niveau (sur son propre service)
* Prise de rendez-vous physique de 2nd niveau
* Prise de rendez-vous post consultation / programmation vers d'autres services du CHSF
* Mise à disposition des patients d'une liste de contacts des autres établissements pour la prise de rendez-vous

* Gestion du dossier patient

* Demande des dossiers auprès du service des archives et/ou des autres services en fonction du mouvement des hospitalisations journalières

* Récupération des dossiers des autres services (hors archives)
* Traçage informatique de tout dossier via USV2 à chaque changement de lieu (cf. charte d'archivage)
* Signalement des modifications d'identité et des demandes de doublons en lien avec la cellule identito-vigilance (Cf. Charte identito-vigilance)
* Tri, classement et complétude du dossier patient avant versement aux archives
* Classement des examens et courriers dans les dossiers archivés

* Gestion de documents dactylographiques

* Saisie, mise à jour, sauvegarde d'informations (courrier, comptes rendus, tableaux)

* Impression et envoi après signature des médecins
* Relance des médecins et internes pour la dictée des CRO/CRH, courriers,

* Autres activités

* Suivi médico-administratif (contrôle de la cohérence des données, informations)

* Gestion des statistiques dans le cadre de la PDSE des Urgences
* Gestion des demandes d'avis médicaux pour les autres services
* Gestion du planning de staff, réunion de concertation pluridisciplinaire (RCP, )
* Intégration et application de la démarche qualité (confidentialité et sécurité des informations, traçabilité du dossier patient,)
* Secrétaire médicale « référente » (informatique, tutorat, planning, )
* Organisation de réunions
* Intégration des CD des examens radiologiques sur le PACS
* Gestion des fournitures de bureau pour le secrétariat et les médecins
* Tri et traitement journalier du courrier
* Coordination avec les réseaux et les partenaires externes

o Missions spécifiques :

* Prise en charge du centre d'appels téléphoniques des RDV de consultation (roulement sur l'ensemble des secrétaires)
* Gestion des pré-admissions :

Prise des RDV, planification Outlook/Opéra,

Contact avec le service social et les Admissions pour les patients étrangers

Gestion de la liste des patients hospitalisés en Pédiatrie

* Gestion du planning des blocs opératoires pendant les vacances scolaires
* Participation au Comité ORL

o Risques professionnels Cf document unique

Particularités de la fonction

o Compétences requises

* Baccalauréat ST2S ou diplôme équivalent
* Participation aux formations obligatoires et application au quotidien des enseignements apportés par ces formations

o Savoir-faire requis

* Connaissance du fonctionnement hospitalier public
* Connaissance de la terminologie médicale
* Maîtrise de l'orthographe et de la grammaire
* Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels métiers

o Qualités professionnelles requises

* Sens de l'organisation, rigueur et autonomie
* Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité
* Réactivité, esprit d'initiative
* Dynamisme, rigueur, disponibilité et curiosité professionnelle
* Polyvalence dans les différentes tâches de secrétariat

PERSONNE À CONTACTER

Mathilde LABOURIER

Directrice des Ressources Humaines et de la Formation Continue

ETABLISSEMENT

Centre Hospitalier Sud Francilien

40 avenue Serge Dassault

91106 Corbeil-Essonnes