Adjoint administratif (h/f) aux services techniques

Le Centre Hospitalier Universitaire d’Orléans recrute un adjoint administratif (H/F) au sein du secrétariat des services techniques.

Le poste est à pourvoir à temps plein en CDD de 6 mois avec évolution sur un poste pérenne.

Le poste :

Le secrétariat des Services Techniques est au centre des relations entre les services hospitaliers et les services techniques. II est le lien entre le responsable des services techniques et la Direction des Achats et de la Logistique (comptabilité, commandes, réceptions et suivi) et l’ingénieur maintenance.

Le secrétariat constitue une aide méthodologique au fonctionnement des services techniques : courriers, notes de service, dossier administratif pour les commandes et réception de travaux, planification, mise à jour des tableaux de bord, accueil téléphonique, émission de PV coupe-feu, gestion des prêts de clés pour intervention des entreprises extérieures).

Le secrétariat travaille en parfaite collaboration avec les chefs d’équipe au nombre de 4 et les prestataires en poste sur le site (au nombre de 2).

Vos Missions :

1. Suivi sur logiciel de GMAO des bons de réparation émis par les services (15000 demandes d’intervention annuelles) ; transmission aux chefs d’équipes concernés et reporting auprès du responsable des services techniques.
2. Gestion des fournitures pour ateliers : élaboration de bons de commande, réception, liquidation, dispatching du matériel.
3. Gestion des relations administratives avec les entreprises prestataires en relation avec les chefs d’équipes : élaboration de bons de commande, réception (gestion des PV de réception travaux), liquidation,
4. Gestion du planning des techniciens (réalisation des horaires hebdomadaires, astreintes, congés…) ,
5. Gestion du stock de piles (inventaire, distribution, commande) et Gestion des commandes de fournitures de bureau et produits d’entretien.
6. Gestion des clés et pochettes des véhicules dans le cadre de la mise à disposition des véhicules ; (hors planning de réservation).

Exigences du poste :

7. Manutention inhérente à ce poste.

Compétences et Utilisation des logiciels :

8. Qualité rédactionnelle,
9. Excel, Word, Magh2, e-Planning, aptitude informatique pour l’apprentissage de nouveaux logiciels,
10. La connaissance d’une GMAO (gestion de la maintenance assistée par ordinateur) serait un plus.

Savoir-Être :

11. Esprit d’équipe,
12. Rigueur,
13. Organisé et méthodique,
14. Sens du contact,
15. Autonomie,
16. Réactivité,
17. Discrétion,
18. Réel sens du service rendu.